Event corporatiu: vaixell o hotel, i com enviar la invitació

Són les set de la tarda i a la sala de l'hotel ja hi ha quaranta cadires muntades. A la llista de correu de l'empresa hi ha dos-cents contactes. Al vaixell, mentrestant, el patró ha encès el motor i a les vuit en punt aixeca la passarel·la. Encara no saps quants vindran.

Tria bé, perquè en un event corporatiu el vaixell o l'hotel no et canvien el menú: et canvien el cost per convidat, l'hora límit i la manera d'avisar seixanta persones. I tot això arriba als convidats en un sol lloc, la invitació.

El cost per convidat en un event corporatiu: vaixell o hotel

En un vaixell l'aforament és el contracte. En un hotel cada extra té el seu preu. La diferència no es veu al pressupost que t'envien per correu, es veu a la factura final.

• En un vaixell l'aforament és el contracte: si reserves 120 places i en confirmen 80, pagues les 120 o negocies un mínim de consum abans de signar.
• En un hotel cada extra té preu propi: projector, micròfon, una hora més de barra i el menú especial s'afegeixen un a un al cost per cap.
• Fes el compte amb qui vindrà de debò, no amb la llista de correu de l'empresa: 200 contactes no són 200 convidats.
• Demana per escrit el preu de l'hora extra i el del muntatge. Són les dues partides que sempre s'obliden.

El punt d'embarcament mana més que el menú

En un vaixell hi ha una hora que no es negocia: qui arriba cinc minuts tard veu l'esdeveniment des del moll, amb el mòbil a la mà. No hi ha sala d'espera ni ascensor que ho arregli.

En un hotel l'invitat entra i surt quan vol, així que pesen més el mapa i l'aparcament que la puntualitat. Aquesta diferència aterra a la invitació: en vaixell, l'hora i el punt de sortida van a la portada; en hotel, el mapa i el codi de vestimenta.

Tant li fa si és un vaixell o una sala: el primer que la gent obre és la invitació.

Un grup de WhatsApp no és una invitació

Un missatge amb l'hora en un grup de seixanta persones es perd entre respostes: al cap de tres dies algú torna a preguntar on és. Un PDF al correu corporatiu acaba a Descàrregues o a la carpeta de correu brossa, i el dia de l'event mitja sala busca l'arxiu al mòbil. Si el vaixell canvia de moll o l'hotel de sala, avisar un a un és mig matí; amb un enllaç actualitzat, els convidats veuen el canvi sense rebre res nou. A la invitació hi ha de constar l'hora exacta d'accés i, si és vaixell, l'hora límit d'embarcament i el nom del moll; la direcció amb enllaç al mapa i l'opció d'aparcament o transport públic més propera; el codi de vestimenta dit amb paraules concretes —«jaqueta sense corbata», no «elegant»—; i la data límit per confirmar, amb una persona de contacte per a qui no pugui venir. Tria el canal d'invitació alhora que el local, no després: la data d'enviament decideix quan necessites les dades tancades. Munta una invitació digital, prova-la gratis i envia l'enllaç. Si canvia el moll o l'hora, s'actualitza sola.