Etiqueta a la invitació del sopar de fi d'any d'empresa

Falten deu dies per al sopar de fi d'any i al grup de WhatsApp de l'oficina ja hi ha trenta-vuit missatges. La meitat són per preguntar si cal anar de vestit. Tres persones volen saber si poden portar la parella. Algú ha penjat una enquesta per decidir si es queda a la barra lliure després de mitjanit. Cap d'aquestes preguntes hauria d'existir.

Tota aquesta informació cap en una sola invitació, escrita abans d'enviar-la. L'etiqueta del sopar de fi d'any d'empresa no es decideix el mateix dia. Es decideix quan es redacta el text, i després es compleix sola.

La invitació ja marca el to de l'etiqueta

Abans de pensar en el menú, mira què llegirà el convidat quan obri l'enllaç. Si la invitació diu 'sopar de Nadal' i poca cosa més, cadascú arribarà quan pugui, amb el que cregui convenient, i assumirà que pot portar qui vulgui. No és un problema de la gent. És un problema del text.

• Hora de servei i hora d'arribada, separades. Si el sopar es posa a taula a les 21.30, escriu-ho així i, a part, l'hora del còctel previ.
• Codi de vestimenta comprovable: 'vestit fosc' o 'camisa i sabates tancades' s'entén; 'elegant' deixa mig equip preguntant-ho per WhatsApp l'endemà.
• Digues si es pot portar acompanyant. Un 'aforament limitat a una persona per empleat' a l'enllaç estalvia tres converses incòmodes al passadís.
• Posa el nom de l'empresa i l'any a dalt de tot, perquè ningú no confongui la invitació amb la de l'any passat.

Els seients i el que paga l'empresa

Si hi ha dues persones que no es parlen i prefereixes que no comparteixin taula, resol-ho abans d'enviar la invitació, no amb la cara del cap d'àrea el dia 20. I si al formulari de confirmació preguntes quantes persones vindran, saps quantes cadires reservar sense haver de trucar ningú.

El pressupost va pel mateix camí. Deixa clar si la barra lliure dura fins a mitjanit o tota la nit: és la diferència entre un brindis tranquil i un compte que apareix l'endemà. Si hi ha aparcament concertat o tornada en taxi pagada, escriu l'adreça exacta. I si el menú té suplement per a acompanyants, posa l'import a la mateixa frase.

El que no s'escriu a l'enllaç s'acaba preguntant en veu alta davant de tothom.

Un canvi d'última hora no obliga a reenviar res

Si el restaurant canvia de sala, s'edita el text o el mapa i l'enllaç segueix sent el mateix. Els convidats veuen la versió actualitzada quan l'obren. Si canvies el codi de vestimenta dos dies abans, es fa a l'editor, sense reimprimir ni avisar un per un. Abans de publicar, rellegeix l'enllaç com el convidat que no coneix ningú: quina hora, on és, si va sol o amb parella i què ha de respondre.

El que no hauries de posar a l'enllaç

Res de majúscules ni de 'PUNTUALITAT OBLIGATÒRIA': un convidat adult respon millor a 'el sopar se serveix a les 21.30'. Tampoc no cal prohibir temes de conversa ni posar un codi de vestimenta que xoca amb el lloc, com tacons en una nau industrial o sabatilles en una sala amb moqueta. Comprova-ho abans de publicar. Si l'etiqueta queda resolta a la invitació, els convidats només hauran de decidir què es posen.