Esdeveniment corporatiu amb traducció simultània: 5 errors

És el vespre abans de l'esdeveniment i tens quaranta confirmacions i un full amb comptes a llapis. No saps quants assistents seguiran les ponències en anglès i quants necessitaran traducció simultània al català o al castellà. La meitat de la sala no entendrà el ponent. I tu ho descobreixes ara.

La traducció simultània d'un esdeveniment corporatiu no arrenca quan algú agafa un auricular a la taula d'acreditacions. Arrenca al text de la invitació que has enviat. Aquests són els errors que es repeteixen i com esquivar-los.

La traducció simultània s'anuncia a la invitació, no a la porta

Posar «hi haurà traducció simultània» només dins del correu de convocatòria és l'error més car. Qui no llegeix l'idioma de l'esdeveniment decideix si ve amb el que veu al primer enllaç, no amb el que rellegeix tres dies després. I l'idioma també decideix a qui convides: un ponent o un partner que no parla la llengua de la sala ho ha de saber abans de reservar el vol, no en rebre l'acreditació.

• Si el programa va en dos idiomes, escriu-ho al rètol: «Ponència en anglès, traducció simultània al català».
• Qui arriba creient que tot serà en la seva llengua se sent fora de la sala. Digues-ho abans, no ho expliquis a la porta.
• Res de PDF en un sol idioma amb un missatge demanant que «qui pugui, el tradueixi» per a la resta de delegacions.
• El convidat no instal·la res: obre l'enllaç al navegador del mòbil, llegeix les dades en el seu idioma i confirma des d'allà mateix.

Una invitació que es llegeix en set idiomes

El contingut de la invitació es pot configurar per idioma. La mateixa pàgina, amb els textos en català, castellà, anglès, francès, italià, portuguès o alemany. El convidat no instal·la res: obre l'enllaç i llegeix el programa en la llengua que entén. Els auriculars i els intèrprets són una altra feina; el que controles aquí és que ningú arribi sense saber en quin idioma es farà l'acte.

La logística que es trenca quan es tradueix

Una hora sense zona horària confon qui arriba de fora. Escriu «21:00 CET» en comptes de «21:00» i estalvies trucades preguntant si és la seva hora o la teva. Al costat del nom del recinte, afegeix el carrer exacte tal com apareix al mapa.

I el codi de vestimenta canvia de significat entre països: «formal» no vol dir el mateix a Milà que a São Paulo. Descriu la peça —vestit fosc, sense corbata— i deixa d'improvisar a la porta.

La invitació és el primer lloc on el teu assistent decideix si entendrà l'esdeveniment.

El RSVP que no et diu quants auriculars necessites

Si al formulari de confirmació no preguntes l'idioma, calcules auriculars i cabines a ull. Afegeix una pregunta del tipus «En quin idioma seguiràs les ponències?» i sabràs quants en calen abans del dia. Les respostes arriben dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada; res de comptar missatges a mà la nit abans. Pots provar un disseny gratis i publicar-lo per 29,99 EUR quan el text i els idiomes estiguin a punt.