Esdeveniment corporatiu en castell: guia per encertar

Falten deu minuts per a les vuit del vespre i tres cotxes busquen l'entrada de vehicles d'un castell que al mapa surt amb un sol nom. Passada la verja, la gent es reparteix entre dos patis i ningú no sap si la copa és al claustre o a la galeria. Al grup de WhatsApp de l'empresa ja hi ha quaranta missatges i cap no parla de la feina.

Això no és un problema de logística: és un problema d'informació. El castell imposa un recorregut, una llum i unes hores, i tot això ha d'arribar a cada convidat abans que aparqui. Aquí tens com ordenar un esdeveniment corporatiu en castell i on la invitació et traurà més d'un maldecap.

El castell no és el decorat: és el recorregut

Abans de triar el saló, dibuixa el camí que farà una persona des de la verja fins a la seva cadira. Si travessa tres patis, l'arribada necessita indicacions, no un únic cartell a l'entrada. I compta els espais per escenes: rebut a la plaça, copa a la galeria, sopar al saló gran. Cada canvi de sala és el moment exacte en què algú treu el mòbil per saber què toca ara.

• El mapa ha de marcar l'entrada de vehicles i la zona d'aparcament, no només el nom del castell.
• L'hora d'arribada, la del parlament i la de l'últim transport, les tres visibles sense fer scroll.
• El codi de vestimenta amb un exemple: 'jaqueta fosca' funciona millor que 'elegant'.
• Un sol lloc per confirmar, amb la data límit escrita al costat.

L'hora es tria per la llum, no per l'agenda

Un acte a les set de la tarda en un castell té dues vides: l'aperitiu amb sol i el sopar amb espelmes. El programa ho hauria de dir. La pedra vista i els sostres alts es mengen la llum, i la mateixa decoració que funciona en una sala d'hotel pot desaparèixer quan cau el dia.

Si la visita guiada va abans del discurs, deixa vint minuts de marge. La gent arriba, aparca i saluda, i aquest temps no es recupera. I l'hora del parlament del director general és la que ningú no es vol perdre: escriu-la just sota l'adreça, no en un correu a part.

El castell ja posa l'escenari. La invitació només ha de dir on ets, a quina hora i què et toca fer.

Canviar de sala tres dies abans no hauria de reimprimir res

Si el temps obliga a moure el sopar del pati a la galeria, s'edita l'enllaç i tothom veu la versió nova amb el mateix enllaç, sense reenviar res. Un canvi d'hora o d'aparcament no s'ha de convertir en perseguir vuitanta persones una per una. I si el text ha de créixer, els camps es mesuren amb comptador de caràcters: 'Sala dels Miralls' hi cap, i 'Sala dels Miralls de l'ala est' es pot comprovar abans de publicar.

Una invitació que expliqui el castell abans d'arribar

Amb un enllaç tens mapa, hora, codi de vestimenta i confirmació al mateix lloc, i les respostes arriben en una llista ordenada dins de la mateixa invitació. Si l'equip treballa en diversos idiomes, el contingut es pot configurar per idioma i cada persona el llegeix en el seu. Tria el disseny, prova'l gratis amb la portada i publica quan tinguis l'horari tancat: costa 29,99 EUR per invitació, pagament únic i sense subscripció. Si el castell canvia de sala a última hora, l'enllaç és el mateix i les confirmacions continuen arribant a la mateixa llista.