Errors a la llista de convidats d'una boda digital

Fa tres setmanes vas enviar la invitació i avui obres el full per tancar el seating plan. Tens 84 files i nou taules per omplir. Dues files posen Marta García i Marta G. Una altra diu «Ana i acompanyant». I la teva tia ha deixat un àudio de dos minuts al WhatsApp: vindran «segurament, els quatre». Són les onze de la nit i encara no saps quantes cadires has de demanar.

Els errors a la llista de convidats d'una boda digital gairebé mai no són una catàstrofe. Són descuits petits que es van sumant: un nom repetit aquí, un '+1' sense nom allà, una cancel·lació que ningú no ha passat a net. I com que no els veus fins que comptes cadires, apareixen sempre el pitjor dia possible. Amb quatre decisions abans de publicar la invitació, els deixes fora de la llista.

El duplicat que descuadra dues taules

Pensa en la Marta. La seva mare et va donar el nom complet per telèfon. La seva parella et va escriure «Marta G.» al formulari. Al full tens dues files i, quan una de les dues confirma, el recompte suma dues cadires. Si n'assignes una, algú es queda sense taula. Si n'assignes dues, tens una cadira buida que has comptat per res.

• Una fila per persona: si són quatre, quatre noms amb cognom, no «família Pérez».
• Un identificador únic, mòbil o correu, per detectar duplicats abans de comptar cadires.
• Un camp d'origen per saber qui ha convidat cada persona i no repetir-la entre dues famílies.
• Si dos convidats comparteixen nom, afegeix-hi un cognom o una inicial: l'Ana Ruiz i l'Ana Romero no són la mateixa persona.

El '+1' sense nom omple una cadira que no existeix

Escrius «Ana i acompanyant» i quedes tranquil. Però quan toca fer el seating plan no saps si has de comptar una cadira o dues, ni quin nom posaràs al cartell. La persona convidada tampoc no ho sap, perquè ningú no li ha preguntat.

La solució és al formulari de confirmació. Configura una pregunta que demani el nom de l'acompanyant, no un simple sí o no. Si encara no ho té decidit, apunta-ho en una nota i revisa-ho una setmana abans: no el comptis com a confirmat fins que tinguis el nom.

WhatsApp no és una llista de convidats

La teva tia confirma amb un àudio, el teu cosí amb un adhesiu i una amiga respon en un altre grup. Ningú no sap si estan comptats. I quan algú cancel·la per missatge, ratlles la fila del full però la cadira segueix dins del recompte. Cada confirmació que arribi per WhatsApp ha d'acabar al mateix lloc on tens el RSVP; si no, el dia abans aniràs perseguint converses amunt i avall.

Una llista de convidats no s'espatlla per un nom mal escrit, sinó perquè ningú no la llegeix sencera abans de comptar cadires.

Noms mal escrits i llistes que no s'actualitzen

Mari Pepa a la teva llista, María José al cartell: ningú no troba el seu lloc i sobra un cartell. Copia el nom tal com l'escriu la persona al RSVP, amb accents i cognoms, i no el canviïs per un sobrenom. Si convides en dos idiomes, comprova que els noms no hagin canviat d'ordre: el nom propi no es tradueix. I si canvies l'hora, el lloc o el mapa, no cal reenviar res: amb una invitació digital de Send The Joy l'enllaç és el mateix i els convidats veuen la versió actualitzada. Revisa les confirmacions cada pocs dies i tanca la llista abans de dibuixar el seating plan. Comença per aquí: amb la llista neta, la resta de la boda es fa més fàcil.