Errors a les invitacions d'un hackathon corporatiu

Són les nou del matí i la sala ja està parada: taules, regletes, cafè i una pissarra buida. A la llista de confirmacions hi ha noms; a les cadires, gairebé ningú. Algú escriu al grup de l'equip: «Perdona, a quina hora era?» I la resposta és una captura de pantalla d'un PDF.

Un hackathon no es buida per falta d'idees. Es buida per una invitació que ningú no entén: un enllaç que no s'obre, una hora a mitges, un lloc sense referència. Aquests són els errors que més es repeteixen i així els corregeix una invitació digital.

Errors d'invitacions d'hackathon corporatiu: l'enllaç que ningú no obre

El primer problema és el format. Un PDF adjunt en un correu corporatiu queda enterrat entre respostes i ningú no sap quina és la versió bona. El segon és el canal: si només comparteixes la data en un xat d'equip, cada persona pregunta el mateix pel seu compte. I el tercer és l'accés: un enllaç que caduca o que obliga a instal·lar una aplicació fa que el convidat ho deixi estar al segon toc.

• Adjuntar un PDF al correu: s'enterra entre respostes i ningú no sap quina versió és la definitiva.
• Escriure només la data al xat de l'equip: hi falten l'hora, el lloc i què cal portar.
• Compartir un enllaç que caduca o que demana instal·lar una app: el convidat marxa abans d'entrar.
• Repartir les dades en tres missatges diferents: ningú no els ajunta.

L'hora i el lloc, en lletra petita

«A la tarda» no és una hora. Si l'equip treballa des de ciutats diferents, un «09:00» sense zona horària també és un problema: uns arriben a les nou i altres a les vuit. I si no hi ha mapa ni una referència clara —la porta del darrere, la que dona al pàrquing—, la gent dona voltes buscant l'entrada.

Passa el mateix amb el que cal portar. Si el codi de vestimenta o l'avís de «porta l'ordinador i una regleta» arriba a l'últim missatge, ningú no el llegeix. Aquestes dades han de ser dins la invitació, no en un fil de conversa que ningú no torna a obrir.

Una invitació funciona quan no cal preguntar res: hora, lloc i què cal portar es veuen al primer cop d'ull.

Un RSVP que sembla un examen

Perseguir confirmacions per WhatsApp té dos efectes: les respostes es barregen i al final no tens cap llista fiable. Un formulari amb cinc camps en una altra eina acaba igual: el convidat el tanca i tu no saps si vindrà. I si no queda clar fins quan es pot confirmar, la meitat contesta quan ja has comprat el cafè.

La invitació que omple la sala

Una invitació digital de Send The Joy és una pàgina web pròpia de l'esdeveniment. Es comparteix amb un enllaç, un QR o un missatge, i el convidat l'obre al mòbil sense instal·lar res. Pots canviar l'hora, el lloc, el mapa o una frase quan vulguis: l'enllaç continua sent el mateix i ningú no ha de tornar a buscar res. Les preguntes de confirmació les configures tu, i si l'equip és internacional, el contingut es pot escriure en set idiomes. Tot amb un pagament únic de 29,99 EUR.