Errors en invitacions d'esdeveniment corporatiu que costen car

Són les deu de la nit i encara has d'enviar la invitació del sopar anual de l'empresa. La puges a Drive, enganxes l'enllaç al correu i te'n vas a dormir. El dimarts següent, tres persones et diuen que no els obre. El disseny era bo. El problema era l'enllaç.

Els errors en les invitacions d'esdeveniment corporatiu gairebé mai són de gust. Són de logística: un enllaç que expira, un codi de vestimenta que cadascú interpreta a la seva manera, una hora que canvia i ningú se n'assabenta. Detalls petits que es noten el dia de l'acte, quan ja no hi ha marge per arreglar res.

Errors en invitacions corporatives: l'enllaç que caduca no avisa ningú

Un PDF de vuit megues o un enllaç temporal de WeTransfer tenen data de caducitat. Qui obre el correu el dilluns següent es troba una pantalla d'error i no sap si l'acte segueix en peu. Una invitació digital és una pàgina web pròpia de l'esdeveniment: s'obre al mòbil al primer toc, sense descarregar res ni instal·lar cap aplicació, i no és un fitxer que caduqui.

• Si la invitació només es veu bé a l'ordinador, mitja plantilla farà zoom al mòbil.
• Un enllaç temporal de Drive o de WeTransfer expira, i qui el miri tard es queda fora sense entendre per què.
• Un PDF pesat que no carrega dins del metro s'aparca «per després», i aquest després no arriba mai.
• Si cada canvi obliga a reenviar l'enllaç, algú es quedarà amb la versió antiga.

El codi de vestimenta ambigu es resol amb una frase

«Formal» vol dir americana amb corbata per a uns i sense corbata per a altres. Escriu «vestit fosc, sense corbata» i s'acaba el debat. El lloc també mana: una terrassa a l'octubre i una sala amb moqueta no demanen les mateixes sabates ni el mateix abric. Si poses una foto del lloc a la invitació, encara s'entén millor.

I si tres dies abans el sopar passa del jardí a la sala? Amb una invitació digital per a esdeveniments d'empresa canvies aquella frase i tothom qui torni a obrir l'enllaç veu la versió nova. No cal reimprimir res ni tornar a enviar sobres. El detall que més s'oblida és el pràctic: on aparcar, quina porta està oberta i a quina hora es tanca l'accés. I si algú vol el paper, imprimeix quatre còpies per a qui les guardarà al calaix: la resta, enllaç.

L'error més car no és al disseny: és un enllaç caducat i un codi de vestimenta que cadascú interpreta a la seva manera.

El nom mal escrit pesa més que la tipografia

Un cognom amb una lletra canviada o un càrrec equivocat es nota abans que una tipografia elegant, i es nota a taula. Revisa la portada, el nom del convidat i el de l'empresa a la vista prèvia abans de publicar, no després d'enviar. Per a les confirmacions, fes servir el formulari de RSVP dins de la mateixa invitació, amb preguntes tancades: les respostes arriben en una llista ordenada i no has de perseguir ningú pel xat. Amb Send The Joy, si després has de corregir un nom o canviar l'hora, edites i el mateix enllaç queda al dia.