Els 5 errors d'un event corporatiu en una vinya

El missatge arriba un dimarts a les onze del matí: «Dijous ens veiem a la vinya». No diu a quina hora, ni per quin camí s'hi entra, ni si hi pots portar algú. A la tarda, tres persones ja han preguntat el mateix per privat i qui organitza ha respost tres vegades. Un event corporatiu en una vinya no es trenca pel vi: es trenca per aquests detalls petits.

La carretera de terra, la carpa que no és on tothom pensa, el brindis que es mou mitja hora: tot això passa abans que ningú aixequi la copa. I gairebé tot es resol decidint on va la informació. Una invitació digital és una pàgina web pròpia de l'event, amb rètol, data, frase i lloc; es comparteix amb un enllaç o un QR i el convidat confirma des del navegador, sense instal·lar cap aplicació.

L'enllaç de WhatsApp no és una invitació per a un event corporatiu en una vinya

«Ens veiem dijous a la vinya» no diu res de res, i cada dubte acaba en un missatge privat que algú ha de contestar. La invitació digital ho evita: és una pàgina web amb el rètol, la data, la frase i el lloc, amb un enllaç o un QR que es pot enviar al mateix grup on abans anava el text solt. Un enllaç per a tothom, sense PDF adjunt i sense instal·lar res.

• L'hora exacta del brindis i l'hora en què es tanca l'accés a la vinya.
• El punt de trobada concret, si hi ha dos camins de terra i una sola carpa.
• El codi de vestimenta real: taló fi sobre grava és un error que surt a totes les fotos.
• Quantes persones poden venir amb acompanyant i on es confirma.

Perseguir confirmacions és l'error més car

Preguntar «¿Vindràs?» a trenta persones en un grup d'empresa acaba en una llista que es perd entre acudits i respostes a mitges. El «sí» d'algú pot incloure la seva parella o no, i ningú no ho sap del cert. Al final, qui organitza dedica el vespre anterior a perseguir persones en comptes de tancar números.

Les confirmacions poden arribar dins de la mateixa invitació, en una llista ordenada, i les preguntes del formulari es configuren segons el que necessitis preguntar. També serveix per als canvis: si el brindis passa de les 19:00 a les 20:30, edites l'hora i l'enllaç continua sent el mateix, sense reenviar res ni repartir versions antigues. El dia abans tanques el càtering amb dades, no amb intuïcions.

Una invitació digital no és un PDF: és una pàgina web que pots editar després d'enviar-la, i l'enllaç segueix sent el mateix.

El brindis no s'improvisa i el paper es queda al cotxe

Un brindis de deu minuts amb quatre persones parlant s'oblida; un de tres minuts amb un nom propi i una frase concreta es recorda. El mateix passa amb la portada: si obre amb «event d'empresa», el to ja neix pla, i el rètol i la frase de portada són els que marquen si allò és una reunió més o el tancament del trimestre. Hi caben fins a sis fotos pròpies, que s'encaixen soles i es poden canviar després. La targeta impresa, mentrestant, acaba al seient del cotxe. Si algú de direcció vol paper, el més sensat és combinar: enllaç per a tothom i unes quantes còpies per a qui les guardarà. Abans de mandar l'enllaç al grup, decideix què vols que el convidat sàpiga i on ho llegirà: una invitació digital de Send The Joy són 29,99 EUR, pagament únic, amb les confirmacions dins de la invitació i edició després de publicar.