Presupuesto de invitaciones para evento corporativo: qué pagas

Faltan tres semanas para la cena de empresa y ya has tenido que reescribir el nombre de un invitado en el lateral de un sobre. Tienes 80 personas en la lista, tres móviles con respuestas sueltas y una hoja de cálculo que no cuadra con nada. La tarjeta era la parte bonita. Lo demás es administración.

Cuando pides presupuesto de invitaciones para evento corporativo, casi todo el mundo te da el precio unitario de la tarjeta. Ese número existe, pero es el más pequeño del desglose. Las partidas gordas no aparecen en ningún presupuesto porque no las factura nadie: las pagas tú, en horas.

Las partidas que nadie apunta en el presupuesto

Ninguna imprenta te cobra estas líneas, pero están ahí. Y suman antes de que hayas confirmado la fecha con la dirección.

• Papel: cartulina gruesa, sobre, sello y, si vas con el tiempo justo, mensajería. Se acumulan antes de saber cuántos van a venir de verdad.
• Tiempo de organización: escribir por WhatsApp a 80 personas una por una para saber quién viene, con las respuestas repartidas entre tres móviles distintos.
• Reimpresiones: mover el cóctel de las 19:00 a las 20:00 obliga a rehacer la tirada completa o a convivir con una hora equivocada en la mesa.
• Traducción: si hay invitados o delegaciones que leen en otro idioma, cada versión es una maquetación nueva y otra ronda de revisiones.

Tres formas de invitar y qué pagas en cada una

Hay tres caminos y ninguno es gratis del todo. Un PDF o una imagen por WhatsApp cuesta cero euros, sí, pero las confirmaciones llegan como mensajes sueltos y acabas montando la lista a mano. Un email desde una plataforma de marketing suele ser suscripción mensual, y el invitado recibe un correo genérico en lugar de una página con su hora, su mapa y su formulario.

La tercera opción es una página web propia del evento: 29,99 € por invitación, pago único y sin suscripción. Entra todo, no solo la portada: las escenas encadenadas de la invitación, hasta 6 fotos tuyas entre portada y decorativas, música y preguntas de confirmación configurables, con contador de caracteres y vista previa al momento en el editor del navegador. Además está en 7 idiomas (español, inglés, catalán, francés, italiano, portugués y alemán) y el contenido se configura idioma por idioma, así que un solo presupuesto cubre a varias delegaciones. Aviso honesto: es 100% digital, no imprime ni envía papel. Si alguien va a guardar la invitación como recuerdo, lo sensato es combinar: enlace para todos y unas pocas copias impresas para quien las vaya a conservar.

El precio de la tarjeta es el más pequeño del presupuesto. Lo caro son las reimpresiones y las horas de seguimiento.

Los cambios son lo que rompe el presupuesto

Cambiar la hora, el lugar, el mapa o el código de vestimenta no obliga a reenviar nada: el enlace es el mismo y los invitados ven la versión actualizada. En papel, cada cambio es una tirada nueva, un sobre nuevo y otra ronda de llamadas para saber si la invitación antigua sigue colgada en la nevera de alguien. Perseguir confirmaciones seguirá siendo trabajo humano; la diferencia es que aquí las respuestas aterrizan en una lista ordenada dentro de la propia invitación, no repartidas por cinco chats. Compara el presupuesto completo y no solo el precio de la tarjeta. Con 29,99 € por invitación y pago único, puedes probar la portada gratis y decidir con la invitación delante.