Presupuesto cena de gala en Madrid: reparte sin sustos

Tienes delante la oferta del catering, una hoja de cálculo con tres columnas y un mensaje de la sala sin contestar. Cien invitados y el presupuesto de una cena de gala en Madrid que no cuadra con lo que habías calculado tú. Casi nunca falla el menú: falla todo lo que va alrededor y aparece al final, cuando ya has dado tu palabra.

Repartir un presupuesto de cena de gala no va de regatear cada línea. Va de saber qué partidas crecen con cada confirmación y cuáles se pagan una sola vez, pase lo que pase. Cuando tienes eso claro, cada decisión tiene un precio y sabes qué estás comprando.

Presupuesto de cena de gala: por cabeza o una sola vez

Antes de comparar dos salones, haz dos montones con los números. En uno van los costes que se multiplican por los invitados que confirman. En el otro, los que están cerrados desde el primer día. Mezclarlos es lo que hace que el total se te vaya de las manos.

• Menú, barra libre y cubierto: van por persona. Cada euro que sube el menú se multiplica por todos los que se sientan, así que 100 comensales son 100 euros más por cada euro.
• Sala, música, flores y fotógrafo: se pagan una vez. Si al final vienen 20 personas menos, esa parte no baja ni un céntimo.
• Cuenta por mesa y no solo por cabeza: con 60 comensales en 6 mesas redondas necesitas 6 centros de flores, 6 manteles largos y cubertería para 10 en cada mesa.
• Ten las dos columnas en la misma hoja: cuando cambie el número de invitados verás qué se mueve y qué se queda igual.

Lo que el catering deja fuera del menú

El precio por cubierto casi nunca es el precio final. En muchos presupuestos aparece limpio y el IVA y el servicio se suman al cerrar la cuenta. Pide la oferta con los dos conceptos incluidos y por escrito; si no, estás comparando cosas distintas.

La barra libre es la línea que más descoloca el total. Aclara cuántas horas entran, qué pasa al pasar de la hora pactada y cuánto cuesta cada hora extra de barra, camareros y sonido. Y pregunta por el número mínimo garantizado: hay espacios que lo cobran aunque al final asistan menos.

Reparte el presupuesto en lo que crece con cada invitado y en lo que no. Ahí está la diferencia entre un número que controlas y uno que te sorprende la semana del evento.

El espacio cobra cosas que no salen en la foto

Montaje y desmontaje, guardarropa, limpieza y seguridad suelen ir aparte del alquiler. Pídelos desglosados antes de comparar dos salones: una sala más barata puede salir más cara con esos cuatro conceptos encima. Confirma también por escrito la hora de cierre y el recargo si el baile se alarga, y pregunta si la visita y la prueba de menú son gratis o van por persona. Sentar a cuatro a catar el menú también suma.

Deja la invitación fuera de la negociación

Con las partidas separadas y el precio por cubierto confirmado por escrito, la cena deja de dar miedo. Queda un detalle que casi nadie mira: la invitación. En papel, 120 tarjetas, sobres y envío se pagan por unidad, y si cambias la hora hay que reimprimir. Una invitación digital de Send The Joy son 29,99 EUR en pago único, se edita después de enviarla y el enlace sigue siendo el mismo. Las confirmaciones llegan dentro de la invitación, en una lista ordenada, con las preguntas que configures tú. Si alguien quiere el recuerdo en papel, combina: enlace para todos y unas pocas copias impresas para quien las vaya a guardar. Pruébala gratis y mira cómo queda antes de pagar nada: esa línea del presupuesto se cierra en cinco minutos.