Presupuesto de una cena de gala de empresa, línea por línea

Estás montando la cena de gala de empresa y el catering te manda un PDF de cuatro páginas. La primera cifra que ves es 65 y te parece bien. Firmas. Dos semanas después descubres que el vino de mesa iba aparte, que la barra libre se cobra por horas y que la sala cierra a las once y media. Nadie te engañó: simplemente nadie te dio el total.

Por eso conviene montar el presupuesto completo antes de decidir nada. Cuánto cuesta una cena de gala de empresa no se responde con una cifra: se responde con una lista. Y el menú, que es la partida que todo el mundo mira, no suele ser la que más desajusta la cuenta.

Cuánto cuesta una cena de gala de empresa: el cubierto no es el precio final

Pide el precio por cubierto y, justo al lado, qué entra dentro. Pan, aperitivo, vino de mesa y barra libre son partidas distintas en casi todos los presupuestos, y moverlas cambia el total en varios miles de euros. Haz la multiplicación antes de negociar: 120 invitados a 65 € de menú son 7.800 € solo en comida. La sala, la música y la fotografía van aparte. Y el número mínimo y máximo de comensales por mesa también se pregunta antes de firmar.

• Precio por cubierto y qué bebidas entran: el vino de mesa y la barra libre se facturan aparte.
• Horas de sala, montaje y desmontaje: a qué hora puedes entrar y a qué hora hay que salir.
• Coste de cada hora extra de barra y de música.
• Desplazamiento del fotógrafo y del DJ, si lo cobran.

Lo que se suma fuera del menú

La sala tiene hora de cierre y cada hora de más se paga. Pregunta cuánto cuesta el montaje y el desmontaje, porque muchas veces va incluido solo hasta cierta hora. Esa es la línea que nadie apunta y luego aparece en la factura.

La decoración es otra partida: centros de mesa, cartelería e iluminación. El mismo salón cambia por completo según dónde se pongan las luces, y ese trabajo se factura. Y si el DJ o el fotógrafo cobran desplazamiento, súmalo antes de comparar dos presupuestos: el más barato puede salir más caro con el kilometraje.

El total de una cena de gala lo deciden la barra, la sala y las horas extra, no el plato principal.

Un presupuesto de ejemplo, línea por línea

Con 120 personas, un menú de 65 €, barra libre de 18 € y una sala con el montaje ya incluido, la cena sale a 7.800 €. La bebida, 2.160 €. La música, 700 €. La fotografía, 900 €. Cerca de 11.560 € antes de sumar la sala y con la invitación, el transporte y los extras de última hora todavía fuera de la cuenta. Divide y te sale unos 96 € por invitado.

La invitación, la partida que nadie mete en la hoja de cálculo

La invitación de papel se factura por unidad, más diseño y envío. Si cambia la hora, se reimprime y se manda otra vez. Una invitación digital de Send The Joy son 29,99 € de pago único, sin suscripción: el precio es por invitación, así que da igual que sean 60 invitados o 300. Los invitados abren un enlace, sin descargar nada. Y se puede editar después de enviarla sin que cambie el enlace: mover la hora o el código de vestimenta no obliga a reenviar nada. Las confirmaciones llegan dentro de la propia invitación, en una lista ordenada.

Con los números delante, la decisión deja de ser una corazonada. Recorta en lo que nadie se lleva a casa: cartelería impresa fuera, una foto bien hecha dentro. Y cierra el número con el catering cuando tengas las confirmaciones dentro de la invitación, en una lista ordenada. Así sabes qué cuesta cada plato, cada hora de barra y cada foto.