Kit de bienvenida digital: tu evento corporativo en un enlace

Son las 8:50 y el primer invitado ya está en la puerta de la sala. Abre el móvil y busca la hora de la ponencia inaugural entre tres correos, un PDF de doce páginas y un mensaje de WhatsApp reenviado por alguien de su equipo. La contraseña del wifi no aparece por ningún lado. Acaba preguntando en recepción.

Un kit de bienvenida digital evita justo eso: una sola página con todo lo que un asistente necesita al llegar, dentro de la misma invitación que ya le has enviado. No es una app ni un PDF. Se abre con un enlace, desde cualquier móvil, tablet u ordenador, y el invitado no instala nada ni crea ninguna cuenta.

El kit de bienvenida digital: tu evento corporativo en un enlace

La invitación es una página web propia del evento. La compartes con un enlace, un QR o un mensaje, y el invitado la abre en el navegador sin descargar nada. Por dentro son escenas encadenadas: la portada con el nombre del evento y la fecha, una escena con el programa, otra con los ponentes. Cada escena lleva tus textos y tus fotos (hasta seis, que se encuadran solas en el marco). El contenido se puede configurar por idioma si tienes invitados de fuera.

• Programa con horas y ubicaciones: 9:00 acreditación, 9:30 ponencia inaugural, 11:00 café en el hall.
• Ponentes con nombre, cargo y foto, para que sepas a quién vas a escuchar.
• Wifi: nombre de la red y contraseña a la vista, sin preguntar a nadie.
• Mapa o indicaciones de acceso: cómo llegar y dónde aparcar.

Programa digital, ponentes y wifi: lo que no puede faltar

El programa, con horas concretas. Nada de «por la mañana»: 9:00 acreditación, 9:30 ponencia inaugural, 11:00 pausa y 13:00 mesa redonda. Y con la ubicación de cada cosa, porque en un edificio grande «sala principal» no basta: planta, sala y cómo llegar hasta ella.

Los ponentes, con foto y cargo, para que el asistente sepa a quién va a escuchar. Y el wifi: nombre de la red y contraseña visibles. Añade el código de vestimenta y un contacto de la organización para dudas de última hora, así nadie recurre al grupo de WhatsApp del equipo.

Si alguien tiene que preguntar la contraseña del wifi, el kit de bienvenida todavía no está terminado.

Cambias la hora y el enlace sigue siendo el mismo

Se puede editar después de enviar. Si una ponencia se mueve a las 10:00 o cambias de sala, entras en el editor, lo corriges y publicas. El enlace no cambia, así que el correo que ya mandaste sigue valiendo y los invitados ven la versión actualizada al momento. Tampoco hay que avisar uno por uno ni reimprimir programas.

RSVP: confirmaciones sin perseguir a nadie

Las confirmaciones llegan dentro de la misma invitación, en una lista ordenada. Puedes configurar las preguntas del formulario —nombre, empresa, si asiste— y dejar de perseguir respuestas por WhatsApp dos días antes del evento.

Monta el kit de bienvenida de tu próximo evento en Send The Joy. Eliges un diseño, personalizas los textos en Joy Studio, el editor del navegador, y publicas con un botón. Puedes probarlo gratis: en modo prueba editas la portada sin pagar y, al comprar, se desbloquean todas las escenas por 29,99 EUR, pago único y sin suscripción.