Invitaciones para puertas abiertas: turnos, aforo y badge

Son las nueve y media de la mañana y en la entrada hay dos personas con una hoja impresa. La lista es del viernes pasado: faltan tres nombres, dos invitados no aparecen por ningún lado y nadie sabe si el grupo de las once ya ha entrado. Alguien pregunta por el turno de tarde y en recepción no tienen esa información. El problema no está en la puerta: está en que la invitación de puertas abiertas de empresa nunca dijo nada de turnos, ni de horas, ni de cuánta gente venía.

Una jornada de puertas abiertas no es un mensaje de «pásate cuando quieras». Es un evento corporativo con público distinto en cada franja, con un aforo que cuadrar y con nombres que acaban impresos en un badge. Todo eso se decide antes, mientras preparas la invitación, no el mismo día con la puerta ya abierta.

Turnos y aforo: la invitación de puertas abiertas es lo primero que preparas

Antes de mirar salas o catering, decide cuántas franjas vas a abrir. Mañana para prensa, mediodía para proveedores, tarde para clientes: lo que mejor te encaje, pero escrito. Añade una pregunta en el formulario de confirmación para que el invitado elija su turno preferido y sabrás con qué contar en cada franja. Y ojo con esto: la invitación recoge intenciones, no lleva el aforo por ti. El ajuste de sillas, café y personal de recepción es tuyo.

• Fija los turnos antes de enviar nada: mañana para prensa, tarde para clientes o una sola franja si os viene mejor.
• Pregunta en el RSVP qué turno prefiere cada invitado y revisa los números por franja la semana antes.
• Si un turno se llena, abre otro y edita la invitación: el enlace sigue siendo el mismo.
• Cuenta tú el aforo final. La invitación te da los datos; la logística de la puerta es cosa tuya.

El badge se prepara con los datos del RSVP

Añade dos campos al formulario: nombre completo y empresa. Con eso preparas los badges la tarde anterior, sin llamar a nadie para confirmar apellidos. Si esperas acompañantes, pregunta cuántos asistentes vienen por invitación. Y no pidas datos que no vas a usar después: cada campo de más es una razón para dejarlo para mañana.

Las confirmaciones llegan dentro de la misma invitación, en una lista ordenada, y la consultas desde el móvil el día del evento. Si a las once de la mañana cambias de sala, editas la invitación y ya está: quien abra el enlace verá la sala nueva, la hora nueva y el mapa correcto. Nadie recibe un correo duplicado ni un aviso de rectificación.

La invitación no es un aviso de que hay puertas abiertas: es donde se decide quién viene, en qué turno y con qué nombre en el badge.

Prepara tus puertas abiertas con una invitación que puedes cambiar cuando quieras

Monta la invitación de tu jornada de puertas abiertas hoy: elige un diseño, pruébalo gratis editando la portada y publícala con un enlace o un QR cuando tengas los textos listos. Los invitados confirman desde el móvil, sin instalar ninguna app, y tú llegas al día del evento con la lista clara por turnos.