Invitaciones para demo day de startup: agenda cerrada

Son las 18:52 y el inversor sigue en la calle. Tiene la dirección en el móvil, pero no sabe cuál de las tres puertas del edificio es la buena. Justo entonces le llega un correo: el pitch se ha movido a las 19:10. Esto pasa cuando las invitaciones para demo day de startup se montan a última hora en un PDF y se reenvían a mano.

El problema de un demo day no es llenar la sala. Es que quien viene sepa cuándo llegar, por dónde entrar y qué se va a encontrar. Si alguien presenta a las 18:40, el invitado necesita saber si a las 18:00 ya hay café y acreditación. Todo eso cabe en un solo enlace. Y si algo cambia a media tarde, se edita ahí mismo sin reenviar nada a nadie.

Qué mira un inversor en unas invitaciones para demo day de startup

Antes de decir sí, mira cuatro datos muy concretos. Si no los encuentra de un vistazo, escribe para preguntar y ya has perdido media hora. Son estos:

• Hora de acreditación y hora exacta del pitch, con el hueco de preguntas. No es lo mismo llegar al café que entrar directo a la primera demo.
• Si se puede grabar y si la prensa tiene sitio reservado. Con ese dato se decide la asistencia, no con el logo del evento.
• La puerta concreta y un mapa. En edificios con varios accesos, entrar por el lado equivocado son diez minutos que no vuelven.
• Si hay after, dónde es y hasta qué hora está abierto el espacio. Hay quien confirma solo por esa última línea.

La agenda se insinúa, no se publica

Sí a la hora de apertura, a la hora del pitch y a la del after. No al minutaje de cada demo. El run of show completo es para tu equipo, no para el enlace. Divide la invitación en escenas encadenadas —llegada, pitch, networking— y personaliza el texto de cada una: el invitado ve el recorrido sin ver el reloj interno.

Si el orden se mueve a última hora, editas la escena y publicas. Quien abre el enlace ve la versión nueva, no un correo de corrección. Y si también cambia la sala, el mapa se actualiza en el mismo sitio.

El invitado no necesita el run of show entero. Necesita saber qué pasa, dónde y a qué hora, y que ese dato siga siendo verdad cuando abra el enlace.

RSVP distinto para quien invierte y para quien publica

Configura las preguntas del formulario por perfil: al inversor, si viene al pitch o solo al networking; a prensa, si necesita acreditación y toma de sonido. El mentor y tu propio equipo tienen su casilla aparte. Las confirmaciones llegan dentro de la misma invitación, en una lista ordenada, y se acabó el hilo de correos con «yo creo que sí» y «quizá llegue tarde». Si necesitas cerrar aforo, abres la lista y escribes a los que falten.

Cambiar hora, sala o código de vestimenta sin reenviar nada

Cambiar la hora, el lugar, el mapa o una frase no obliga a reenviar nada: el enlace sigue siendo el mismo y muestra la versión nueva. La sala que se cae a las diez de la mañana se corrige antes de que nadie salga de la oficina. El invitado no instala nada: abre el enlace en el móvil, en el taxi del aeropuerto, y confirma en treinta segundos. Prueba un diseño en modo prueba —editas la portada sin pagar, y al comprar se desbloquean todas las escenas— y publica cuando la agenda esté cerrada.