Invitaciones para eventos corporativos en tres husos horarios

En Madrid son las nueve de la mañana. En la oficina de Nueva York todavía no han encendido los portátiles y en Singapur ya es de noche. En el chat de la empresa hay tres versiones de la misma hora, una captura antigua del cartel y dos personas preguntando si la sesión empieza a las tres o a las cuatro. Un evento con sedes en tres continentes no se cierra con un 'confirmar asistencia'.

Una invitación digital resuelve eso en una sola página: la hora, la sede, el mapa, la agenda y un formulario donde cada persona confirma desde el móvil. Sin instalar nada y sin tres grupos de WhatsApp repitiendo la misma pregunta.

Invitaciones para eventos corporativos internacionales: una hora, tres ciudades

La hora se escribe una vez y se lee en tres sitios. En vez de poner solo 15:00, pon 15:00 CET / 09:00 Nueva York / 22:00 Singapur: así nadie de Asia se conecta a medianoche creyendo que era su hora. Y si algo cambia, editas la invitación y el enlace sigue siendo el mismo. Quien lo abra ve la versión de hoy, no la captura que circuló ayer.

• La hora con referencia a dos husos horarios, no solo la local.
• El campo de lugar con el mapa apuntando ya a la sede correcta.
• Las preguntas del RSVP cerradas: presencial o remoto, sede y sesión.
• Una prueba final: abrir el enlace en el móvil tal como lo verá un invitado.

El RSVP deja de ser una bandeja de WhatsApp

Configura las preguntas del formulario según lo que necesites saber de verdad: si la persona asiste en la sede o por videollamada, y a qué sesión viene. Las confirmaciones llegan dentro de la misma invitación, en una lista ordenada.

No hay que perseguir respuestas por WhatsApp. Quien abre el enlace responde desde el móvil, en el mismo sitio donde leyó la agenda, y tú ves de un vistazo quién falta.

Un evento en tres continentes necesita un enlace que se lea igual en las tres oficinas, no diez mensajes explicando lo mismo.

Un enlace, siete idiomas

La web está en español, inglés, catalán, francés, italiano, portugués y alemán, y el contenido de la invitación se puede configurar por idioma. El mismo evento puede leerse en alemán para el equipo de Múnich y en italiano para el de Roma, sin montar dos páginas ni duplicar el envío.

Con fotos propias y música, la invitación deja de parecer un aviso interno. Y como se puede editar después de enviar, cambiar la hora, el lugar, el mapa, el código de vestimenta o la frase no obliga a reenviar nada: el QR que ya circula en el correo interno sigue llevando al sitio correcto. Si la sala reservada en Fráncfort se cae a última hora y os pasáis a la de al lado, el mismo enlace ya muestra el sitio nuevo.

Lo que esta invitación no hace

Es digital: no imprime ni envía papel. Si el comité quiere unas copias para archivo, lo sensato es combinar: enlace para todos y unas pocas impresas para quien las vaya a guardar. Los invitados necesitan un móvil, una tablet o un ordenador con conexión, así que si la sala no tiene cobertura, avisa de la wifi o deja el enlace abierto en un portátil a la entrada. Y no manda recordatorios automáticos por email ni por WhatsApp: el último empujón a quien no ha respondido lo das tú, pero ya sabes exactamente a quién.

Monta la invitación antes de la próxima llamada

Elige un diseño de la colección, pruébalo gratis editando la portada y publica cuando lo tengas claro. Cuesta 29,99 EUR, se paga una sola vez y al comprarla se desbloquean todas las escenas de la invitación. Abre un diseño, monta la tuya en el navegador y envía un solo enlace a las tres oficinas.