Invitaciones para eventos corporativos en dos sedes

Son las nueve y media de la mañana y tienes dos hilos de correo abiertos: uno con la oficina de Madrid, otro con la de Milán. El evento es el mismo, pero la hora impresa en los 120 sobres de Madrid y en los 80 de Milán está mal. Y los dos pedidos ya están en la imprenta.

Cuando la invitación es un enlace, esa escena no existe. Nadie decide cuántas copias imprimir porque no hay copias. Compartes el mismo enlace por correo interno, Slack o WhatsApp con los dos equipos, y los dos ven lo mismo.

Invitaciones para eventos corporativos en dos sedes: un solo enlace

Con papel, cada sede pide su propia tirada. Son dos recuentos, dos listas y dos oportunidades de que la fecha salga mal. Con una invitación digital publicas una vez y compartes el enlace o el QR con Madrid, con Milán y con quien esté en Lisboa esa semana.

• El mismo enlace o el mismo QR se manda a las dos sedes por correo interno, Slack o WhatsApp. No hay copias que repartir ni sobres que firmar.
• Si la sala de Lisboa cambia de planta, editas el lugar y el mapa en el editor y el enlace sigue siendo el mismo.
• Los invitados no instalan ninguna app: abren el enlace en el navegador del móvil o del portátil y responden desde ahí.
• Puedes editar la invitación después de enviarla. Nadie recibe un segundo mensaje con la versión buena.

La hora que cambia el jueves

Un evento de empresa se mueve. La cena pasa de las 21:00 a las 20:30 y el código de vestimenta, de 'business casual' a 'black tie', dos días antes. En papel eso son sobres nuevos, una ronda de llamadas y el clásico grupo de WhatsApp con cuarenta mensajes cruzados entre sedes.

En la invitación digital cambias la hora, la frase y el código de vestimenta, y los invitados ven la versión nueva al abrir el mismo enlace. Sin reimprimir y sin reenviar sobres: el enlace que ya tienen sigue funcionando.

El mismo evento en dos sedes no necesita dos invitaciones: necesita un enlace que se pueda corregir.

Las confirmaciones llegan a una sola lista

El RSVP vive dentro de la invitación. Quien confirma aparece en una lista ordenada, no en dos bandejas de entrada distintas ni en dos hilos de correo paralelos. Las preguntas del formulario se configuran: por ejemplo, si la persona viene solo a la cena o también a la sesión de la mañana, con una respuesta cerrada que se lee de un vistazo. El responsable de cada sede abre el mismo enlace y ve lo mismo, sin perseguir a nadie por WhatsApp para saber quién falta por responder.

Cuándo el papel sigue teniendo sentido

Send The Joy no imprime ni envía papel. Si la dirección quiere una tarjeta física, lo sensato es combinar: el enlace para todo el mundo y unas pocas copias impresas para quien las vaya a guardar. Un QR proyectado en la pantalla de la sala de juntas resuelve la sede que llega tarde. La web está en español, inglés, catalán, francés, italiano, portugués y alemán, y el contenido de la invitación también se puede configurar por idioma: si el equipo de Múnich trabaja en alemán, lee su versión y el de Barcelona lee la suya. El único requisito real es un móvil, una tablet o un ordenador con conexión.

Si el mismo evento se repite en dos sedes, lo que no puedes permitirte es duplicar sobres, listas y llamadas. Prueba la invitación gratis, personaliza la portada y decide después si merece la pena pagar los 29,99 EUR una sola vez para las dos sedes.