Invitaciones para un evento corporativo en teatro: guía práctica

Son las diez y media de la noche y tienes cuarenta mensajes en el grupo de la empresa. Unos preguntan si la función es a las seis o a las ocho y media. Otros, si hay cóctel. Los de la sede de Barcelona quieren saber dónde se aparca. Y tú todavía no tienes la lista de confirmaciones.

Las invitaciones digitales para evento corporativo en teatro te quitan ese ruido de encima. Cada invitado recibe un enlace, ve su turno y confirma desde el móvil en dos toques.

El aforo manda en las invitaciones para evento corporativo en teatro

Un patio de butacas de 240 asientos no se arregla con un 'ya veremos' si la convención es de 300 personas. Fija dos horarios, por ejemplo 18:00 y 20:30, y escribe cada uno en una línea distinta. Apertura de puertas y comienzo de la función también van separados: si el cóctel es a las 19:00 y la función empieza a las 19:30, que se lea en dos líneas.

• Fija dos horarios y asigna a cada invitado el suyo desde la primera línea del mensaje.
• Separa la hora de apertura de puertas de la hora de comienzo de la función.
• Si hay turnos o sedes, agrupa las invitaciones por equipo o planta.
• En el formulario de confirmación, pregunta a qué sesión asistirán.

Si la empresa tiene turnos o varias sedes, agrupa las invitaciones por equipo o planta. Es más rápido que preguntar uno por uno quién puede asistir a qué sesión. Y si alguien no puede a la primera, que elija la segunda en el formulario.

El backstage y los detalles que evitan preguntas

Producción, artistas y ponentes no reciben el mismo mensaje que el público. Necesitan punto de encuentro, hora de llegada para montaje y el nombre de quien les abre la puerta de artistas. Si hay patrocinadores, nómbralos: 'Mesa reservada para [empresa]' funciona mejor que un genérico 'invitado VIP'.

El código de vestimenta de un teatro no es el de la oficina. Si pides etiqueta, pon un ejemplo. Si es 'smart casual', aclara si las zapatillas entran o no.

La invitación no es un trámite: es la primera pieza de la producción.

Cambiar la hora y las preguntas de medianoche

Un cambio de sala, de hora o de puerta de acceso a dos días del evento es lo normal en un teatro. Con una invitación en formato enlace, editas y todos ven la versión actualizada. El enlace sigue siendo el mismo aunque cambies el mapa o la frase de portada. Y las confirmaciones llegan dentro de la misma invitación, en una lista ordenada: si el turno es la pregunta clave, márcala como obligatoria y sabrás cuánta gente va a las 18:00 y cuánta a las 20:30. Además, el invitado que mira la invitación a medianoche quiere saber cómo se llega y dónde se aparca: el nombre exacto de la sala, la puerta de acceso y un enlace al mapa resuelven casi todas las preguntas del día anterior. Si hay cóctel, la hora del cóctel va separada de la hora de la función. Y un nombre y un teléfono de contacto para avisar de una baja o de un cambio de última hora, dentro de la propia invitación y no perdido en un hilo de correo. Empieza probando un diseño gratis y publica el enlace cuando el guion esté cerrado.