Invitaciones para un evento corporativo de team building

Marta escribe en el grupo del trabajo un martes a las once: «jueves sobre las seis, ya os paso el sitio». El miércoles por la tarde ese mensaje está enterrado entre un meme, dos recordatorios de facturas y una encuesta sobre dónde comer. Alguien pregunta la hora. Otro pregunta si hay que llevar algo. Tres personas responden cosas distintas y ninguna coincide.

Con un team building pasa lo mismo, solo que el plan se cae antes de empezar. La invitación es la primera tarea del equipo: si se pierde al hacer scroll, el resto da igual. Las invitaciones para un evento corporativo de team building se juegan en los dos minutos de móvil que alguien tiene en el tranvía para mirar dónde es y decir que sí.

El grupo del trabajo no es una invitación de team building

Un enlace único guarda fecha, hora, lugar y mapa en la misma pantalla, y no se pierde al bajar. Si alguien entra nuevo al equipo dos días antes, le pasas ese enlace y ve la versión actual del evento: la hora buena y el punto de encuentro correcto. No hay que reenviar nada ni ir rescatando mensajes viejos del chat.

• Fecha, hora y punto de encuentro en campos separados: sin horas aproximadas ni direcciones a medias.
• Una frase corta de bienvenida. Una línea, no un párrafo que nadie va a leer en el móvil.
• Una foto horizontal del equipo para la portada; las verticales funcionan mejor en las escenas interiores.
• Qué se espera de cada persona ese día: ropa cómoda, puntualidad o el material que tenga que llevar.

La invitación se tiene que abrir en el tranvía

La mayoría de las confirmaciones llegan desde el móvil y en dos minutos. La invitación es una página web propia: se abre en cualquier navegador y nadie instala ninguna app, ni el de sistemas ni el nuevo de prácticas.

En una oficina con gente de varios idiomas, la web está en siete lenguas (entre ellas inglés y alemán) y el contenido de la invitación se puede configurar por idioma. El contador de caracteres y la vista previa al momento evitan el «se me cortó el nombre de la sala» justo después de publicar.

Si la invitación no se entiende en el móvil a la primera, el evento ya ha empezado mal.

Confirmar no puede ser un trabajo extra

Las confirmaciones llegan dentro de la misma invitación, en una lista ordenada: se ve quién viene sin abrir cuarenta chats. Las preguntas del formulario se configuran según lo que necesites saber ese día, por ejemplo si alguien se queda a la cena posterior o si tiene que salir antes. Quien responde lo hace en el mismo sitio donde leyó el plan, así que no hay que perseguir a nadie por WhatsApp.

Puedes probar un diseño gratis, editar la portada y ver cómo queda antes de decidir. Son 29,99 EUR, pago único y sin suscripción. Es 100% digital, así que si alguien quiere una copia para la carpeta del proyecto, lo sensato es combinar: enlace para todos y dos o tres impresas para quien las vaya a guardar. Cuando esté listo, se publica con un botón y las respuestas empiezan a llegar dentro de la propia invitación.