Invitaciones evento corporativo puertas abiertas: niños

Son las siete de la tarde y quedan dos días para las puertas abiertas de la empresa. Tienes 62 confirmaciones de adultos, tres correos preguntando si pueden venir con los niños y una sala con aforo para 70. Y ahí se atasca todo: las invitaciones para evento corporativo puertas abiertas con familias no se resuelven con un «venid con quien queráis». Nadie te ha dicho cuántos hijos vienen, ni sus edades, ni si entran en la cuenta de la sala.

Un aforo mal contado son sillas que faltan, raciones que no llegan y dos familias esperando de pie en la puerta. Se arregla antes de enviar la invitación, no el día del evento.

El aforo del evento corporativo puertas abiertas se decide antes

Antes de tocar el ordenador, llama al espacio y pregunta dos cosas: si los menores cuentan para el límite de personas y si aplican un aforo distinto según la edad. Hay sitios donde un niño de dos años no ocupa plaza y otros donde sí. Revisa también las condiciones del catering y del seguro: a veces el número de comensales los incluye aunque coman menos. Si el catering cobra por cubierto, ese dato te cambia el presupuesto.

• Pregunta al espacio si los niños cuentan para el aforo y si hay un límite de edad para acceder.
• Revisa las condiciones del seguro y del catering: el número de comensales puede incluirlos aunque coman menos.
• Haz la cuenta con niños dentro: si el aforo es 80 y vienen 15 niños, te quedan 65 plazas para adultos.
• Si la sala se queda corta, decide ahora: cambio de espacio, lista de espera o evento solo para adultos.

El RSVP tiene que preguntar por niños

El formulario de confirmación de la invitación digital lo configuras tú antes de publicar. Monta una pregunta para adultos y otra para niños. Si vas a organizar actividades o menús infantiles, añade una tercera para las edades.

Ejemplo: «¿Cuántos adultos y cuántos niños venís? Si traes peques, dinos sus edades.» Con las respuestas avisas al catering con el número real y sabes cuántas sillas bajas o tronas pedir.

Un aforo no se arregla el día del evento. Se decide antes de enviar la invitación y se pregunta en el RSVP.

La comida y el espacio cambian con los niños

Con el número de niños en la mano, avisa al catering: menús infantiles o raciones más pequeñas. Y reserva una zona con mesas bajas, tronas o un rincón con juguetes, lejos de la barra y del altavoz. Si el evento dura más de tres horas y hay diez niños, plantéate una mesa aparte y dos personas pendientes de ellos.

Di claro si los niños entran o no

Si son bienvenidos, escríbelo tal cual: «Los peques son parte de la celebración». Si es una noche de adultos, dilo sin rodeos: «Esta vez queremos que vengas sin preocuparte por los niños». Lo que no funciona es el «venid con quien queráis», porque cada invitado lo interpreta a su manera y tú acabas llamando uno por uno para saber con cuántos cuentas.

Con las preguntas bien puestas, las confirmaciones llegan dentro de la invitación, en una lista ordenada: adultos por un lado, niños por otro. Y si después tienes que cambiar la hora, el lugar o una pregunta, editas la invitación y el enlace sigue siendo el mismo: no reenvías nada. Con Send The Joy creas tu invitación digital con RSVP configurable por 29,99 EUR, pago único.