Invitaciones evento corporativo hackathon: fija equipo

Sábado, 9:04, sala 3B de un coworking en Madrid. Alguien escribe en el chat del hackathon: «¿el equipo B sigue en pie?». Nadie contesta, porque el PDF de la convocatoria se quedó en Descargas, entre dos correos del patrocinador y un cupón que caducó el jueves. Así fallan muchas invitaciones evento corporativo hackathon: el documento existe, pero no está donde se necesita.

La solución no es maquetar mejor el PDF. Es una página web propia del evento que se comparte con un enlace, un QR o un mensaje, y que cualquiera abre en el navegador del móvil sin instalar nada.

Invitaciones evento corporativo hackathon: lo que se lee en la portada

El editor funciona con un campo por dato: rótulo, nombres, fecha, frase y lugar. Eso te obliga a decidir qué importa de verdad, y en un hackathon importa poco y muy concreto. El QR que pegas en la puerta de la sala y el enlace que mandas por correo apuntan a la misma página: una sola versión de la verdad.

• Equipo: quién va con quién, escrito y no deducido. Si no aparece, los primeros veinte minutos del sábado se van en preguntar y en emparejar gente a mano.
• El reto o la API: la restricción en una línea. «Solo endpoints públicos» o «sin modelos preentrenados» se fija en portada y deja de discutirse.
• Hora de demo: 18:30, no «por la tarde». Si está en la portada, nadie tiene que preguntarlo en el chat.
• El sitio con el mapa: si la demo se mueve de la sala 3B a la 3C, la invitación lo refleja. El PDF que ya salió de tu bandeja, no.

Un enlace que cambia sin reenviar nada

En un hackathon la logística se mueve hasta el último minuto. Cambiar la hora, el lugar, el mapa, el código de vestimenta o la frase de bienvenida no obliga a reenviar nada: el enlace es el mismo y los invitados ven la versión actualizada. Ni reimprimir, ni volver a enviar sobres.

La invitación se monta en el editor del navegador: hasta 6 fotos propias que se encuadran solas en el marco, una marcada como portada y sustituible después, música y escenas encadenadas. La portada se prueba gratis; al comprar se desbloquean todas las escenas. Y el contenido se puede configurar por idioma, así que si a la mesa se sienta alguien que lee en inglés, abre la versión que entiende: la web está en 7 idiomas. Una cosa más: esto es digital. Si quieres una copia en papel para la pared, la imprimes tú.

Una invitación de hackathon no se manda: se mantiene. El mismo enlace vale el viernes, cuando cierras equipos, y el sábado a las 18:30, cuando empieza la demo.

El RSVP no se persigue en el grupo de WhatsApp

Las confirmaciones llegan dentro de la misma invitación, en una lista ordenada, y las preguntas del formulario se configuran: puedes preguntar si la persona viene a la demo final o solo al brindis de cierre. Se responde desde el móvil en cualquier navegador, sin instalar ninguna app, y nadie tiene que contar «yo voy» entre cuarenta mensajes de memes. Si el hackathon ya tiene fecha, prueba la portada gratis hoy y desbloquea las escenas al comprar: 29,99 EUR, pago único, sin suscripción.