Invitaciones de evento corporativo: catering y alergias

Son las siete y media de la tarde y el catering pregunta cuántos menús sin gluten hay. El organizador mira el grupo de WhatsApp del evento: ochenta mensajes, tres audios de un minuto y un 'yo sin gluten' enterrado entre confirmaciones. Nadie sabe si esa persona hablaba del postre, del pan o de una salsa. En la mayoría de invitaciones de evento corporativo la alergia está dicha, pero no está donde tiene que estar cuando la cocina la pide.

Ese es el problema real. El dato existía y aun así nadie lo tiene delante en el momento justo. Antes de imprimir nada, separa dos cosas: lo que cambia (fecha, hora, lugar, menú) y lo que no deberías mezclar con eso. La invitación se ocupa bien de la primera parte. La segunda depende de ti, y ahí es donde se cuelan los fallos que se repiten cada temporada.

La alergia que se pierde en el grupo de WhatsApp

El canal del evento no sirve para las intolerancias, aunque sea el más cómodo. Un 'yo sin gluten' entre ochenta confirmaciones desaparece en dos horas, y por la mañana ya nadie recuerda qué decía exactamente. Un audio de cuarenta segundos tampoco es un dato que puedas pasar al catering: necesitas nombre, apellido y qué le pasa a esa persona.

• 'Sin gluten' no es lo mismo que 'celiaquía'. Pide la palabra exacta en lugar de interpretar tú.
• Nombre y apellido junto a la restricción. Nunca 'el de finanzas' ni 'la chica del fondo'.
• Una sola persona del equipo responsable de pasar la lista cerrada al catering.
• Un canal único para alergias y una fecha límite visible. Si cambia la hora del evento, la alergia no se mueve de sitio.

Sin nombres, el catering cocina a ciegas

Un 'somos unos cincuenta' no le sirve a la cocina. Necesita saber cuántos platos de cada tipo y para quién. Cuando confirmas por WhatsApp sin lista, la noche antes acabas contando a mano, con el móvil al 4% y el catering esperando respuesta.

Con una invitación digital las confirmaciones llegan en una lista ordenada dentro de la propia página. Configuras las preguntas del formulario de confirmación y dejas de perseguir respuestas o de copiar mensajes a mano.

Recoge y mantiene correcto lo que sí depende de ella, para que el canal de las alergias no se contamine de recados del evento.

Invitaciones de evento corporativo: deja las alergias en su canal

Aquí está la trampa: querer meterlo todo en el mismo sitio. Deja un único canal para alergias e intolerancias —un formulario o un correo con asunto claro— y anúncialo dentro de la invitación: 'cualquier intolerancia, escríbenos antes del día X'. La invitación se ocupa de lo que cambia: fecha, hora, lugar, mapa, código de vestimenta y la frase que quieras añadir, siempre en la versión vigente. Editas desde el navegador y el enlace sigue siendo el mismo; no reimprimes ni reenvías sobres. El día del evento, quien consulta la invitación lee el dato correcto; quien mira una captura guardada hace tres semanas, no. Antes de imprimir nada, mira cómo queda tu evento en una invitación digital. Puedes probarla gratis, editarla sin instalar nada y desbloquear todas las escenas por 29,99 EUR, pago único. Deja las alergias en su canal y pon el enlace a hacer el trabajo aburrido.