Invitaciones para evento corporativo al aire libre: plan lluvia

Viernes, 19:00. Terraza reservada, treinta confirmaciones y la invitación de tu evento corporativo al aire libre enviada el lunes. A las 17:30 empieza a llover y el grupo de WhatsApp se llena de '¿seguimos?' y '¿nos movemos?'. El salón acristalado del recinto está libre y el catering puede cambiar de sitio. Lo que no está en la invitación es nada de esto.

Ahí está el fallo. Si la invitación no dice qué pasa cuando llueve, cada invitado tiene que preguntártelo a ti. Y tú, con el móvil en la mano y las mesas a medio montar, acabas respondiendo treinta veces lo mismo.

El plan lluvia de tu evento corporativo al aire libre

Se resuelve con una escena más dentro de la invitación, igual que las demás: sus textos, sus fotos y el mismo botón de confirmación. La llamas 'Plan lluvia' y ahí va lo que la gente necesita saber si el tiempo se tuerce.

• Crea una escena llamada 'Plan lluvia' con la hora alternativa y la dirección cubierta: mismo día a las 18:00, sala interior del recinto.
• Escribe una frase que no deje dudas: 'Si llueve nos movemos al salón acristalado; el evento no se suspende'.
• Nada de 'ya avisaremos'. Eso deja a treinta personas mirando el cielo y el móvil.
• Si cambias el sitio después, se edita en la misma invitación: el enlace no cambia y nadie recibe un mensaje nuevo.

Dos puntos en el mapa, no uno

Marca dos referencias en el mapa: dónde empieza el evento al aire libre y dónde está el refugio. El jardín detrás del edificio y el salón acristalado a cuarenta metros, por ejemplo. Así nadie acaba en la puerta equivocada con el paraguas calado.

Añade lo práctico en la misma escena: dónde aparcar, qué parada de metro o autobús queda cerca y dónde dejar los abrigos si refresca a media tarde. Si el acceso cambia, editas el mapa en Joy Studio y ya está. No hay que reimprimir carteles ni volver a mandar sobres.

Fotos y música para un cielo gris

Mete hasta seis fotos propias. Una de la terraza montada, una del equipo en la última comida y otra del espacio cubierto con las mesas puestas. Si el tiempo cambia, sustituyes la de portada y dejas las demás quietas. De música, algo que suene de fondo al abrir el enlace y no tape nada: se elige en la misma invitación.

Una invitación honesta dice también qué pasa cuando el cielo no acompaña.

El WhatsApp no confirma, el enlace sí

Mandar un cartel en PNG por WhatsApp no recoge confirmaciones: se pierde entre mensajes y a las dos horas nadie sabe quién viene de verdad. Con un enlace pasa lo contrario. Configuras las preguntas de confirmación, asistencia y nombre, y las respuestas caen en una lista ordenada dentro de la misma invitación. Los invitados no instalan nada: abren el enlace en el navegador del móvil y responden. Si alguien no contesta, puedes reenviarle el enlace, pero no hay recordatorios automáticos: no cuentes con ellos. Pruébalo gratis, monta la escena del plan lluvia y publica cuando lo tengas claro.