Invitaciones para la despedida de un compañero de trabajo

Jueves, seis y veinte de la tarde. En el chat del equipo alguien pregunta a qué hora era la cena de Marta. Tres personas contestan cosas distintas, dos reenvían un mensaje con la hora vieja y el hilo termina con un meme de un gato. La despedida sigue en pie, pero nadie tiene claro a qué hora hay que estar en el bar.

Las invitaciones para la despedida de un compañero de trabajo arreglan eso con algo muy simple: un enlace. Una página con el rótulo, la fecha, la hora, el lugar y el mapa, donde todo el mundo lee lo mismo y confirma desde el móvil sin instalar nada. Aquí va lo que de verdad se usa cuando alguien se va y el equipo organiza a ratos libres.

El grupo del equipo no es una invitación

El chat sirve para hablar, no para convocar. La hora queda enterrada entre memes, y quien entra el lunes a la conversación no va a subir doscientos mensajes para encontrarla. Un enlace se lee en diez segundos y no necesita explicación.

• Un enlace con fecha, hora y mapa se entiende a la primera; en el chat, la hora acaba apareciendo en tres versiones distintas.
• Quien trabaja en otra sede o acaba de fichar no está en ese grupo: el enlace se reenvía por correo o se enseña con un QR en la puerta.
• Si el equipo quiere firmar una tarjeta para el homenajeado, se imprime una sola copia y el resto se invita digitalmente.
• Todo el mundo abre lo mismo, así que nadie manda capturas ni corrige a nadie.

Invitaciones de despedida de un compañero: rótulo, fecha y foto

El rótulo marca el tono antes que cualquier adorno. '¡Se va Marta!' no dice lo mismo que 'Último café en la oficina', y cada dato va en su propio campo: fecha, hora y lugar por separado, con contador de caracteres para que '18:30 en la terraza del tercero' no se corte ni descuadre nada. La frase también importa, porque alguien la va a leer en voz alta: la coña del café de las once funciona mejor que un 'te deseamos lo mejor' que valdría para cualquier empresa.

Antes de discutir tipografías, mira las fotos que tenéis. Se pueden subir hasta 6 fotos propias y elegir cuál abre la invitación; se encuadran solas en el marco, así que la del viernes de pizza y la de la despedida de 2019 conviven sin recortes raros. Si en una sale alguien que ya no está en la empresa, se sustituye después y el enlace sigue siendo el mismo.

Si la cena cambia de sitio, el enlace no cambia

El jueves a las seis el bar cierra por vacaciones y hay que mover la cena a otro local. Editas el lugar y el mapa, y quien abra el enlace ve la versión nueva. El código de vestimenta se cambia desde el mismo sitio: 'nada de traje, venimos de la oficina'. Sin reimprimir, sin reenviar sobres y sin dar la misma explicación cinco veces.

El enlace es siempre el mismo. Cambia la hora, cambia el bar, cambia la frase: nadie tiene que buscar el mensaje bueno entre tres versiones de la hora.

Confirmar sin perseguir a nadie

Las confirmaciones llegan dentro de la propia invitación, en una lista ordenada: ves quién viene sin contar pulgares en el chat. Las preguntas del formulario se configuran a vuestro gusto, y una tan tonta como '¿vienes al brindis o también a la cena?' te dice cuántas sillas reservar. Elige un diseño, prueba la portada gratis y publica el enlace antes de que alguien vuelva a preguntar la hora. Se va el compañero; la fiesta la montas tú en un rato.