Invitaciones cena de gala: la subasta empieza en el sobre

Faltan once días para la cena de gala con subasta benéfica. El venue llama para pasar la hora de 19:30 a 20:00 y esa misma tarde se cae el lote 7, la cena privada con el chef. Tú tienes las invitaciones impresas en el maletero, con sobre, sello y un precio de salida que ya no sirve.

La subasta no empieza cuando el subastador coge el micro. Empieza el día que cierras cuánto cuesta cada lote, cuánta gente se va a sentar y cómo vas a avisar de un cambio. Con esas tres cosas cerradas, la gala se monta sola. Sin ellas, se reimprime.

Invitaciones cena de gala: el sobre de puja se decide antes de imprimir

Antes de elegir tipografía, escribe la lista de lotes con su número y su precio de salida. Una cena privada, una casa prestada una semana, una clase con el chef. Ese número ordena todo lo demás: el diseño de la invitación, el sobre de puja y la hoja que va a leer el subastador.

• Precio de salida y número de lote en la misma línea: la cena privada es el lote 1, la casa prestada una semana es el lote 2. Así el sobre de puja, la hoja del subastador y la invitación dicen exactamente lo mismo.
• Si el invitado ve el precio de salida al abrir la invitación, llega a la mesa con una cifra en la cabeza. Si lo descubre esa noche, la puja arranca en frío.
• Numera los lotes antes de diseñar nada. Cambiar un número en el editor es cosa de un minuto; rehacer las hojas de puja, no.
• Deja escritas las reglas de la puja donde nadie las pierda: incremento mínimo y cómo se paga, en la misma invitación y no en un papel suelto debajo de la copa.

Cuenta por asiento, no por invitación

Una mesa de 12 puede compartir un único enlace. Ese es el número que importa: coste por persona sentada, no coste por tarjeta con sobre y sello. Y hay una segunda ronda que casi nadie mete en el presupuesto: reimprimir por un cambio de hora, reenviar por correo y las horas de quien persigue confirmaciones por WhatsApp.

Un presupuesto de gala se lee de arriba abajo: catering, música, lotes y, al final, la invitación, que es lo único que el invitado ve antes de decidir si viene. Los cambios de última hora tienen factura. Pasar la hora a las 20:00, cambiar el lugar o subir el código de vestimenta a black tie obliga a reimprimir y reenviar cuando está en papel. En digital, el mismo enlace muestra la versión corregida. Y un proveedor que confirma tarde o un lote que se cae aparecen siempre después de enviar: decide hoy cómo lo vas a contar.

El precio de salida de cada lote se decide antes que la tipografía de la invitación.

Por qué una invitación digital encaja en una gala benéfica

Una invitación de Send The Joy son 29,99 EUR por invitación, pago único y sin suscripción. No es un PDF ni una imagen: es una página web propia del evento, que se comparte con un enlace, un QR o un mensaje y se abre en cualquier navegador, sin instalar nada. Se puede editar después de enviar y el enlace no cambia: si el lote 7 se sustituye por otro, nadie recibe un sobre nuevo. Las confirmaciones llegan dentro de la misma invitación, en una lista ordenada, y no hay que perseguir a nadie. Y si alguien quiere la invitación en papel, lo sensato es combinar: un enlace para todos y unas pocas copias impresas para quien las vaya a guardar.

Con la lista cerrada antes, el catering ajusta cubiertos y el sobre de puja se numera solo para quien de verdad se va a sentar. Hazlo en este orden: precios de salida, hora y código de vestimenta firmados por escrito con el venue, y una fecha límite de cambios. Después abre el editor. Puedes probar el diseño gratis y publicar el enlace cuando el último lote tenga precio.