Invitación digital para congreso: 600 asistentes, 29,99 EUR

Tres semanas antes del congreso, alguien del comité cambia la sala plenaria. Tienes 600 tarjetas impresas con la sala vieja, 600 sobres ya en camino y una factura de reimpresión que nadie había metido en el presupuesto. Ahí la pregunta deja de ser creativa: cuánto cuesta una invitación digital para congreso de 600 asistentes. La respuesta corta es que puedes montarla hoy mismo desde el catálogo y compartir un solo enlace con todo el mundo.

Porque el problema no es el diseño. Con 600 personas el dinero se va en el cambio de última hora, en el envío y en la semana previa llamando uno a uno para saber quién viene.

A partir de 500 asistentes el dinero se va en el cambio, no en el papel

Una tirada de 600 tarjetas con la sala, la hora y el nombre del congreso es solo la primera factura. Si tres semanas antes cambia la sala, se reimprime y se paga otra vez. Y hay un coste que casi nadie apunta en el presupuesto: el de perseguir a 600 personas por WhatsApp y por teléfono en los días previos.

• Sobre, envío y lista de direcciones de 600 empresas asistentes pesan más en la factura que el propio diseño de la invitación.
• Cada reimpresión por cambio de sala o de hora se paga entera, aunque solo cambie una línea del texto.
• Las confirmaciones llegan repartidas entre correos sueltos, mensajes y llamadas que alguien tiene que ordenar a mano.
• El equipo de organización se pasa la última semana persiguiendo respuestas en lugar de cerrar el programa.

Precio de la invitación digital para congreso: 29,99 EUR, una sola vez

El precio es 29,99 EUR por invitación, con pago único y sin suscripción. Un congreso anual no arrastra una cuota de plataforma entre ediciones: pagas la invitación que usas y ya está. Se comparte con un enlace, con un QR en la pantalla de la sala o con un mensaje, y nadie del equipo de organización tiene que instalar nada.

El asistente abre el enlace en el navegador del móvil y confirma desde ahí, sin descargar una app y sin crear una cuenta. Se puede probar gratis antes de pagar: en modo prueba editas la portada y, al comprar, se desbloquean todas las escenas. Dentro caben hasta 6 fotos propias, música y las preguntas de confirmación que necesite el registro.

Con 600 asistentes no pagas por persona: pagas una vez por la invitación y el enlace hace el resto.

Lo que no hacen las invitaciones digitales (y conviene saberlo antes de comprar)

Esto es digital: no imprime ni envía papel. Si el comité o los ponentes quieren algo en la mano, la opción sensata es combinar el enlace para todos con unas pocas copias impresas aparte. Tampoco es una app ni un sistema de escaneo de entradas; lo que sí tienes es la lista de confirmaciones ordenada dentro de la misma invitación. Y los invitados necesitan un móvil, una tablet o un ordenador con conexión: sin eso, el enlace no se abre.

El precio no escala: lo que escala es saber quién llega al registro

Las 600 confirmaciones llegan en una lista ordenada dentro de la misma invitación, no repartidas entre correos sueltos y mensajes. Las preguntas del formulario se configuran según lo que necesite el registro del congreso y se cambian cuando haga falta. Si el congreso cambia de sede o de hora, editas la invitación y el mismo enlace muestra la versión actualizada: nadie reenvía nada. La web está en 7 idiomas y el contenido se puede configurar por idioma, algo útil cuando el congreso reúne asistentes de varios países. Empieza por el diseño, pruébalo gratis y comparte un solo enlace con los 600.