Invitación digital o PDF: cuál aguanta los cambios

Son las once de la noche y en el grupo de la familia hay tres archivos con el mismo nombre: «Boda_final», «Boda_final_bueno» y «Boda_final_bueno_2». Tu tía pregunta a qué hora es y nadie lo sabe con certeza. Ese es el problema real de las invitaciones digitales o PDF, y no tiene nada que ver con el diseño: tiene que ver con lo que pasa después de pulsar enviar. Una invitación digital se crea y se manda hoy mismo desde el catálogo, con un enlace que se puede volver a abrir las veces que haga falta.

Un PDF es un archivo suelto. Una invitación digital es una página web del evento con enlace propio: se abre en el navegador, no hay que instalar nada y se puede tocar después de enviarla. La diferencia se nota el día que cambia algo.

Invitación digital o PDF: qué pasa en cuanto la envías

El PDF se descarga y se queda en la carpeta de descargas del móvil. La semana del evento, media lista ya no recuerda cómo se llamaba el archivo ni dónde lo guardó. El enlace de la invitación digital se abre cuando haga falta, desde el móvil de cualquiera. Y hay otra diferencia que se sufre en silencio: con un PDF, el «confirmo» se persigue uno a uno por WhatsApp; en la invitación digital, las confirmaciones caen dentro de la misma página, en una lista ordenada.

• El PDF acaba en Descargas y nadie lo encuentra luego. El enlace se reabre en cualquier momento, también el día antes.
• Con un PDF, el «confirmo» se pide de uno en uno. Las respuestas llegan dentro de la invitación y no hay que perseguir a nadie.
• El PDF es una foto fija: si el convite se traslada del jardín al salón, hay que exportar otro archivo y esperar a que cada invitado lo abra.
• Las preguntas del formulario de confirmación se configuran una vez, y las respuestas quedan en el mismo sitio, no en cinco hilos distintos.

Invitaciones digitales frente a PDF cuando cambia la hora

Cambiar la hora no obliga a reenviar nada. Editas el texto, el lugar, el mapa o el código de vestimenta después de haber mandado el enlace y quien lo abra ve la versión actualizada. El enlace es el mismo de siempre: no hay sobres, ni reimpresiones, ni un segundo mensaje avisando de que ahora sí, esta es la buena.

Con un PDF pasa lo contrario. La versión antigua sigue circulando por el grupo de la familia y ya nadie sabe cuál vale. Y no se trata solo de la hora: la frase de la portada, el nombre del sitio o la foto se corrigen igual, sin avisar a nadie de que hay cambios. También puedes marcar otra foto de portada y sustituir cualquier imagen más adelante.

Cuándo el PDF sigue teniendo sentido (y hay que decirlo)

Si alguien quiere papel, la opción sensata es combinar: el enlace para todos y unas pocas copias impresas para quien las vaya a guardar. Un PDF se lee sin conexión una vez descargado; la invitación digital necesita un móvil, una tablet o un ordenador con conexión. Para una comida de ocho personas que se ven el mismo día, un archivo puede bastar. Para una boda con 150 invitados y cambios de última hora, no.

El PDF se envía y se queda quieto; la invitación digital sigue viva mientras el evento cambia.

Publicar la invitación digital: qué necesitas

Eliges un diseño del catálogo, pruebas gratis editando la portada y, cuando te convenza, publicas con un botón. Se suben hasta 6 fotos propias, se añade música y se ajustan las preguntas del RSVP. La web está en siete idiomas y el contenido también se configura por idioma, algo que se agradece cuando la lista está repartida entre países. Si el evento va a cambiar de hora, de sitio o de frase, este es el formato que aguanta todo eso: se edita después de enviar y el enlace sigue siendo el mismo. Sin instalar nada, desde el navegador, por 29,99 EUR.