Invitación digital: errores con la prensa en tu evento

Son las diez y media de la mañana y en la puerta hay dos colas: una de asistentes y otra de periodistas que no encuentran su nombre en la lista. Alguien reenvió el mensaje con el enlace y dentro venía también la nota de prensa con el embargo. Los errores en la invitación digital de un evento corporativo con prensa casi nunca se ven al enviar; se ven el día que abres la puerta y tienes a un fotógrafo esperando acreditación.

Casi todos se corrigen antes de mandar nada y no hace falta montar una web aparte. Con una invitación digital del catálogo tienes la página lista y puedes enviar el enlace hoy mismo, con las preguntas de confirmación ya dentro. Lo que sigue son los fallos que más se repiten, en el orden en que duelen.

El enlace único, el primer error cuando hay prensa invitada

Un enlace para todo parece cómodo: lo mandas una vez y llega a todos. El problema es que también llega a quien no debía. Si el mismo enlace abre la nota de prensa y la invitación de asistentes, cualquier reenvío deja el material embargado al alcance de cualquiera. Y si además cambia la hora, la prensa cita el dato viejo mientras alguien del equipo lo corrige por WhatsApp.

• No cuelgues la nota de prensa dentro de la invitación: mándala por correo a tu lista de medios y deja el enlace de la invitación para los asistentes.
• Comprueba que el enlace de la invitación no cambia cuando editas la hora o el lugar.
• Pide el medio y el número de acreditación en las preguntas del RSVP, no por WhatsApp.
• No mezcles periodistas y asistentes en el mismo grupo: el primer reenvío rompe la exclusiva.

Un PDF no es una invitación digital: se queda viejo a la primera corrección

El lunes mandas el PDF con el programa y el miércoles cambia la hora del discurso. Toca reenviar el archivo y confiar en que nadie abra el antiguo. Con la imagen de la invitación en redes pasa lo mismo: la prensa la descarga, la publica y el dato caducado se queda ahí. Una invitación digital es una página web: cambias el texto, guardas y el mismo enlace muestra la versión buena. Sin reimprimir y sin escribir a nadie para avisar.

El RSVP merece su propia frase. Si el formulario solo pregunta nombre y asistencia, el día del evento te falta el medio, la acreditación y el número de cámara, y eso acaba en cola en la puerta. Las preguntas del formulario se configuran: pide medio, acreditación y lo que necesites, y tendrás cada confirmación en una lista ordenada en lugar de repartida entre respuestas sueltas. Y cuidado con la foto de portada: si subes una imagen del montaje antes del día, la prensa la ve dentro de la invitación y la publica antes de tiempo. En el editor puedes marcar cuál es la portada y cambiarla después.

La invitación no se envía y se olvida: se envía y se corrige, y el enlace sigue siendo el mismo.

Cómo evitar errores en las invitaciones digitales de eventos corporativos con prensa

Antes de enviar nada, haz tres comprobaciones: que la nota de prensa no viaja dentro del enlace de la invitación, que el formulario pide el medio y la acreditación, y que puedes cambiar la hora sin que el enlace cambie. Con una invitación digital eso se resuelve en el editor, en un rato y sin instalar nada: el periodista abre el enlace en su móvil, confirma desde ahí y tú ves las respuestas en una lista. Cuesta 29,99 EUR por invitación, pago único, y puedes probar el diseño gratis antes de comprar. Entra en el catálogo y elige el que encaje con tu evento.