Invitación digital para evento corporativo con prensa

Son las 8:50 y en la mesa de prensa hay una lista impresa, una carpeta con el dosier y tres personas esperando con el móvil en la mano. Una fotógrafa busca su nombre en la lista: no aparece, porque confirmó por WhatsApp a alguien que ya no se acuerda de decirlo. La puerta abre a las 9:00 y nadie sabe quién puede pasar.

Una invitación para evento corporativo con prensa no debería limitarse a decir dónde y a qué hora. Tiene que resolver dos cosas antes de que llegue nadie: quién entra por la puerta y hasta cuándo no se puede publicar nada. Lo demás se arregla sobre la marcha. Esas dos, no.

Invitación para evento corporativo con prensa: un enlace, no un PDF

Una invitación digital es una página web. Se comparte con un enlace o un QR y se abre en el navegador del móvil, sin instalar nada. Ningún redactor tiene que buscar el archivo entre cien correos ni adivinar cuál de las tres versiones que le han llegado es la buena. Abre el enlace, lo lee y responde ahí mismo, desde el propio teléfono.

• Una pregunta en el formulario de confirmación para el nombre del medio, la sección y si viene alguien de foto o de cámara.
• Las respuestas se acumulan en una lista ordenada dentro de la propia invitación, no repartidas entre mensajes sueltos de tres días distintos.
• El mismo enlace vale para el redactor que confirma el día antes y para el equipo que se decide esa misma mañana.
• Si hay medios de fuera, el contenido de la invitación se puede configurar en otros idiomas.

El embargo, con fecha y hora, no con un «ya os avisamos»

El error clásico es escribir «libre después de la intervención» o «cuando acabe el acto». Nadie sabe a qué hora es eso, y a las siete de la tarde tienes a tres redacciones llamando para preguntar. El embargo se escribe entero: «libre a partir del 14 de octubre, 17:00». Día y hora, sin rodeos.

Dedica una escena entera a la redacción. Ahí van el momento exacto de la liberación, la franja de entrevistas, el punto donde se puede grabar y un teléfono que alguien coja a las 8:50. Como son campos de texto, los cambias cuando haga falta. Y dos frases claras funcionan mejor que media página de condiciones legales que nadie va a leer en el móvil.

Si la prensa tiene que preguntarte a qué hora entra o desde cuándo puede publicar, el problema no es el evento: es la invitación.

Cambias la hora y el enlace sigue siendo el mismo

Si la rueda de prensa pasa de las 11:00 a las 12:30 y se mueve a la sala de al lado, editas la invitación y ya está. El enlace no cambia, así que la redacción que lo abra después ve la versión corregida, sin reimprimir nada ni mandar un segundo correo explicando la corrección. En modo prueba editas la portada sin pagar y ves cómo queda antes de decidir.