Invitación digital para un evento corporativo en un planetario

Miércoles, 18:40. Te escriben por el grupo de la oficina: «¿al final cuántos somos?». Tienes 74 nombres en una hoja, 12 que no contestan y una oferta del planetario en la bandeja de entrada que pide un aforo estimado para bloquearte la cúpula. Antes de responder nada, entra en el catálogo: puedes crear y enviar la invitación digital de tu evento corporativo en un planetario hoy mismo, con la fecha, la hora y el lugar ya puestos.

El problema no es la cúpula. Es el número. El planetario te factura por lo que le confirmes, y tú firmas antes de tenerlo claro.

Cuánto cuesta un evento corporativo en un planetario: franjas, no emociones

Nadie te cobra por lo bonito que quede el cielo proyectado. Te cobran por franja horaria, por butaca ocupada y por el técnico que lanza el pase. Si te dan una cifra redonda sin detalle, no puedes compararla con ninguna otra sala de la ciudad.

• Pide el presupuesto por partidas: alquiler de la cúpula, técnico de proyección, sonido, limpieza y hora extra de cierre. Si todo llega en un solo número, no hay forma de compararlo.
• Separa la hora de montaje de la hora extra: en una cúpula el montaje va antes de que abran al público y se factura aparte de la franja del evento.
• Apunta lo que el recinto no cubre: catering, fotógrafo, personal de entrada y cualquier cartel de bienvenida en el vestíbulo.
• Pregunta quién pone al técnico de proyección y qué pasa si la cúpula falla a mitad de pase. Es la partida que nadie mira y luego se nota.

El aforo de la cúpula fija el precio por invitado

El aforo se cuenta por butaca y por línea de visión. Pregunta cuántas plazas ven la cúpula completa: una fila lateral no vale lo mismo que la central si después pagas catering por cabeza.

El recinto te pide un aforo estimado con antelación y rara vez lo ajusta a la baja. Con 80 confirmados y una docena de «ya veremos» en el grupo de la oficina, la cifra que das cambia. Cierra la lista antes de firmar el número final.

Cambiar la hora no debería costar una reimpresión

Si el planetario te mueve la franja de las 19:00 a las 20:30, editas la invitación, publicas y el mismo enlace ya muestra la hora nueva. No reenvías nada. Lo mismo con el código de vestimenta, el mapa de acceso al recinto o la frase de la portada: se corrige en el editor y los invitados ven la versión actualizada. En papel, cada cambio es otra tirada y otro reparto. Ahí está la diferencia entre las invitaciones digitales y una tarjeta impresa.

Del grupo de WhatsApp a la lista de confirmados

Las confirmaciones llegan dentro de la propia invitación, en una lista ordenada. Dejas de perseguir el «confirmo luego» por el chat de la oficina y puedes configurar las preguntas del formulario para quedarte solo con lo que necesitas antes de llamar al planetario. Con esa lista en la mano cierras el aforo con el recinto y el número con el catering.

El planetario decide el aforo. Tú llegas a la reunión con la cuenta hecha.

Invitación digital para evento corporativo: 29,99 EUR, no 29,99 EUR por cabeza

Antes de firmar con el recinto, ten claro cuántas personas van de verdad. La invitación digital de Send The Joy cuesta 29,99 EUR, pago único y sin suscripción: da igual si son 60 invitados o 200, ese precio no se mueve. Es una página web propia del evento, no un PDF ni una imagen, y tus invitados la abren en el navegador del móvil sin instalar ninguna app. Pruébala gratis, personaliza los textos y las fotos, y publica el enlace cuando el presupuesto esté cerrado.