Invitación digital para evento corporativo con plan B virtual

Son las seis de la tarde del jueves y el evento de empresa es el lunes. La sala está reservada, tres compañeros de Bilbao tienen billete de tren y la invitación salió hace tres semanas con una dirección y un «nos vemos allí». A las seis y diez llaman del hotel: hay obras en el salón y no hay alternativa. Empieza el ruido. Un mensaje al grupo de la empresa, otro a los que vienen de fuera, otro al del catering. Nadie sabe si el evento sigue en pie.

Eso se arregla antes de enviar nada. Un plan B virtual escrito dentro de la invitación digital de evento corporativo, en el mismo enlace que ya has mandado, evita la cadena de mensajes. En el catálogo de Send The Joy puedes crear la tuya hoy y enviarla el mismo día: 29,99 EUR, un pago único y sin suscripción.

El error de invitar en presencial y dejar el plan B virtual para el último día

Casi todos los eventos de empresa fallan por lo mismo: la alternativa se improvisa cuando ya ha pasado algo. Y un plan B a base de mensajes no funciona, porque cada persona decide por su cuenta con la información que tiene delante.

• La invitación solo lleva la dirección de la sala y un «nos vemos allí». Si el viaje o la sala fallan, cada invitado decide por su cuenta si aparece.
• El plan B acaba en un mensaje al grupo la misma mañana: ochenta personas, veinte respuestas y nadie con la información completa.
• La alternativa virtual se avisa el día anterior. Para entonces, quien tenía que coger un vuelo o bloquear la agenda ya ha decidido no ir.
• Nadie preguntó en la confirmación si la persona asistiría en formato virtual, así que no sabes a quién avisar primero.

El plan B virtual va dentro de la invitación digital, no en un mensaje de última hora

La frase que resuelve esto ocupa una línea y va antes del formulario de confirmación: «Si el evento cambia a virtual, lo verás en este mismo enlace». Así el plan B no depende de que alguien encuentre un correo perdido ni de que lea el grupo de la empresa a tiempo.

La invitación son escenas encadenadas y cada escena tiene sus propios campos: rótulo, fecha, lugar y frase. Puedes dejar preparada la versión virtual cambiando «Cena larga» por «Sesión en directo» y ajustando lugar y hora cuando toque. Se edita después de enviar y el enlace sigue siendo el mismo, así que los invitados ven la versión nueva sin que tú mandes nada más.

El plan B no es un mensaje de urgencia: es una frase que ya estaba en la invitación cuando nadie la necesitaba.

Lo que tu invitado necesita saber antes de confirmar

Si el evento no puede celebrarse en la sala, ¿dónde se conecta? Escríbelo en la invitación, no en una nota aparte: el enlace de la sesión, la hora en formato local y el nombre de una persona de contacto. La hora clara importa más de lo que parece, porque un asistente en otro país tiene que poder leerla sin hacer cuentas. Y el formulario de confirmación admite la pregunta que necesitas: por ejemplo, si la persona asistiría en formato virtual si cambia el formato. Así, cuando toque activar el plan B, ya sabes a quién avisar primero.

No dejes que un imprevisto convierta tu evento en una ronda de mensajes preguntando qué pasa. Crea tu invitación digital en Send The Joy por 29,99 EUR, pruébala gratis antes de pagar y publica un enlace que puedes actualizar cuando cambien la hora, el lugar o el formato.