Invitación digital para un evento corporativo multisede

A las nueve y media de la mañana del día del evento, el móvil del responsable de oficina en Madrid no para: «¿Empezamos a las nueve o a las diez?». Nadie se ha equivocado. Hay tres sedes, tres husos y un mensaje con la hora de Madrid copiada y pegada en el grupo de Dublín. Una invitación digital para un evento corporativo multisede arregla eso en una tarde: eliges un diseño del catálogo, escribes la hora de cada ciudad y la mandas hoy mismo con un enlace.

No hace falta instalar ninguna app ni imprimir tres carteles distintos. Los invitados abren el mismo enlace desde el móvil, la tablet o el ordenador, y cada uno lee lo que le toca en su ciudad. Te dejo el montaje por partes.

Cómo crear invitaciones digitales para un evento corporativo multisede

Lo primero que hay que decidir es si quieres una invitación por sede o una sola con una escena por ciudad. La primera opción son tres enlaces, 29,99 EUR cada uno, con el mismo diseño en los tres. La segunda es un único enlace con una escena para Madrid, otra para Milán y otra para Dublín, y el horario local dentro de cada escena.

• Una invitación por sede: mismo diseño, tres enlaces, 29,99 EUR cada una.
• Una sola invitación con una escena por ciudad y la hora local dentro de cada escena.
• El campo de lugar admite un único texto: pon ahí la sede principal con su dirección y deja las otras dos en sus escenas.
• Antes de comprar puedes probar gratis y editar la portada; al comprar se desbloquean todas las escenas.

La hora local se escribe, no se calcula

Escribe la ciudad delante de la hora, en el mismo campo de texto: «Madrid 9:30 / Dublín 8:30». Así nadie tiene que traducir husos al abrir la invitación. Si hay oficinas fuera de la UE, añade el huso entre paréntesis: «Milán 10:00 (CET)». Es la diferencia entre un dato y un acertijo.

Y si el programa cambia a media semana, editas la escena y publicas otra vez. El enlace sigue siendo el mismo, así que no reenvías nada y los invitados ven la versión actualizada.

Tres horas escritas con su ciudad y su huso pesan menos que tres listas de WhatsApp la mañana del evento.

El RSVP de un evento con varias sedes pregunta la sede

Configura la pregunta clave con opciones cerradas: «¿A qué sede vienes?» con Madrid, Milán y Dublín, y una sola fecha límite para las tres. Las confirmaciones llegan dentro de la misma invitación, en una lista ordenada, así que cuentas asistentes por sede sin perseguir mensajes sueltos. Añade nombre completo y correo en el mismo formulario y no tendrás que cruzar tres listas el día antes.

Cambiar una sede en tu invitación digital no rompe el enlace

Cambiar la hora, el lugar, el mapa, el código de vestimenta o una frase no obliga a reenviar nada: quien abre el enlace ve la versión actualizada. No hay tarjetas impresas que queden obsoletas ni sobres con la sala equivocada. Y si alguien de dirección guarda papel, la opción sensata es combinar: el enlace para todos y unas pocas copias impresas para quien las vaya a guardar.

Si el evento se celebra en tres ciudades, la invitación digital te deja un solo enlace, tres horarios locales y las confirmaciones en una lista ordenada. Son 29,99 EUR por invitación, pago único y sin suscripción, y tanto la web como el contenido se pueden configurar en siete idiomas, algo útil cuando la plantilla está repartida. Elige un diseño, pruébalo gratis y publica cuando los nombres y las horas de cada sede estén bien escritos.