Invitación digital para un evento corporativo accesible

El jueves antes del evento, alguien de tu equipo pregunta por WhatsApp si la sala tiene rampa. Reenvías el PDF de la convocatoria, pero ahí solo pone «acceso adaptado» y nadie sabe qué puerta es. La información de un evento corporativo accesible suele acabar repartida entre correos, carteles y mensajes que se leen tarde. Con una invitación digital puedes crear y enviar hoy mismo, desde el catálogo, una página con el acceso exacto, el menú y los subtítulos en el mismo enlace.

El cambio es pequeño y se nota en la puerta. El invitado no tiene que llamar para preguntar por el ascensor ni adivinar si hay menú sin carne: lo lee antes de salir de casa. Y tú no persigues respuestas por WhatsApp, porque las confirmaciones llegan dentro de la misma invitación, en una lista ordenada. Los invitados abren el enlace en el navegador del móvil, sin instalar nada.

La invitación digital que dice dónde está la rampa

Lo que no se escribe con precisión no sirve. «Acceso adaptado» es una etiqueta; «entrada por la puerta lateral, rampa junto al aparcamiento de bicis» es una instrucción. Lo mismo pasa con el trayecto: si la salida del metro tiene ascensor, dilo, y avisa si el último tramo tiene bordillo o escalón. Un correo genérico de empresa se lee el lunes; un móvil de contacto se lee en la puerta.

• Una frase con el acceso exacto: puerta, rampa o ascensor, y el nombre de la calle.
• Cómo se llega: «Metro Línea 4, salida con ascensor, 6 minutos a pie», y si el último tramo tiene escalón.
• El menú escrito con ingredientes: «crema de calabaza con pipas y aceite de oliva», no «opción veggie».
• Un nombre y un móvil de contacto para necesidades de acceso. Un correo genérico se lee el lunes; el móvil se lee en la puerta.

El menú y los subtítulos van en el mismo enlace

Publica el menú con ingredientes y di si las ponencias llevan subtítulos y en qué pantalla se ven. Si no los llevan, mejor saberlo al confirmar que al sentarse en la tercera fila. Añade también las zonas de descanso: «Sala 2, planta baja, sin música de 16:00 a 17:00», y si hay sitio para dejar el carro o el perro guía.

Las confirmaciones llegan dentro de la misma invitación, en una lista ordenada. Así sabes cuántas sillas necesitas sin perseguir respuestas una por una. Si el evento es en Europa y vienen invitados de varios países, la web está en 7 idiomas y el contenido de la invitación se puede configurar por idioma.

Si la información de acceso no está en el enlace, el invitado la busca en la puerta.

Cómo crear invitaciones digitales para un evento corporativo accesible

Elige un diseño del catálogo y pruébalo gratis: en modo prueba editas la portada sin pagar. Al comprar, por 29,99 EUR con pago único, se desbloquean todas las escenas y puedes escribir los textos con un campo por dato. Añade hasta 6 fotos, marca la portada, configura las preguntas de la confirmación y publica con un botón. Si dos días antes se cae el ascensor o cambia el aula, editas la invitación y el enlace sigue siendo el mismo: nadie ve la versión vieja. No imprime papel ni envía sobres, así que si alguien quiere una copia para archivar, combina el enlace para todos con unas pocas copias impresas.