Invitación digital para 250 asistentes: cuánto cuesta

Quedan once días para el evento y la sala ha cambiado de la A a la B. Tienes 250 nombres en una hoja de cálculo, un PDF de tres megas adjunto a un correo de hace tres semanas y un compañero preguntando por WhatsApp si la cena es a las ocho o a las ocho y media. Antes de que eso vuelva a pasar: puedes elegir diseño en el catálogo, probarlo gratis y publicar el enlace. Y si te toca defender el presupuesto, la pregunta es una: cuánto cuesta una invitación digital para un evento corporativo de 250 asistentes.

La respuesta corta son 29,99 EUR, en un pago único y sin suscripción. La respuesta larga es este artículo, porque la cifra solo sirve si sabes qué entra dentro y qué se queda fuera.

El precio de una invitación digital no se multiplica por 250

Es el error de cálculo más habitual cuando se pasa de una comida de 40 personas a un evento con cuatro países en la lista. El presupuesto no crece porque crezca la lista: pagas una vez por la invitación, no por cada asistente que la abre.

• 29,99 EUR una sola vez: no hay tarifa por asistente ni cargo extra porque la lista pase de 40 a 250 personas.
• Sin suplemento por idioma: la web está en 7 idiomas y el contenido de la invitación se configura por idioma, así que la oficina de Madrid y la de Milán comparten el mismo enlace.
• Un pago cubre la página del evento, las escenas encadenadas, las 6 fotos y el formulario de confirmación. No hay extras que aparezcan al final del proceso.
• Sin cuota mensual: no estás alquilando una herramienta, estás comprando la invitación.

Cuánto cuesta una invitación digital para 250 asistentes: lo que entra y lo que no

Entra una página web propia con su enlace, su QR o su mensaje listo para compartir. Entra también el RSVP dentro de la misma invitación: las confirmaciones llegan a una lista ordenada y las preguntas del formulario se configuran antes de publicar.

No entra el papel. Es una invitación 100% digital: no imprime ni envía nada. Si el comité quiere copias para archivo, la opción sensata es la de siempre: el enlace para los 250 y unas pocas copias impresas para quien las vaya a guardar.

Un enlace se edita; un PDF se reenvía 250 veces.

Cada cambio de hora en un PDF son 250 reenvíos

Si dos días antes la sala pasa de la A a la B, editas el lugar y el enlace sigue siendo el mismo. Nadie reenvía nada ni vuelve a abrir un archivo. Lo mismo con el mapa, el código de vestimenta o la frase de bienvenida: corriges y el invitado ve la versión vigente.

Con las invitaciones digitales cada asistente abre el enlace en el móvil, la tablet o el ordenador, sin instalar ninguna app, y confirma desde ahí aunque venga de otro país. Dirección, RRHH y el equipo de eventos miran la misma versión que los invitados, así que se acaban los correos del tipo «a mí me llegó otra cosa».

Invitaciones digitales frente a PDF y papelería

Frente al PDF, el enlace se comparte una vez, recoge respuestas y se edita; el PDF solo gana cuando alguien necesita archivar el papel. Frente a la papelería, cero envíos físicos y cero reimpresiones. Y frente a montar la confirmación por separado, todo vive en la misma página: no hay dos enlaces distintos que explicar por correo.

Antes de firmar el presupuesto, prueba el diseño en modo prueba: se edita la portada sin pagar y solo al comprar se desbloquean todas las escenas. Ten listas tus 6 fotos y define las preguntas del RSVP antes de publicar, para no cambiar el formulario con las respuestas ya dentro. Guarda el enlace: los cambios posteriores se ven sin reenviar nada.