Cuánto cuesta una invitación digital para 100 asistentes

El jueves te toca llevar el número a la reunión. Sala para 100, catering para 100, y alguien suelta la pregunta incómoda: «¿y las invitaciones?». Ahí empieza a buscarse cuánto cuesta una invitación digital para un evento corporativo de 100 asistentes. Se puede resolver hoy: eliges un diseño del catálogo, lo pruebas gratis y compartes el enlace con todo el equipo.

Cien personas no significan cien compras. Significan un enlace que se reenvía, se proyecta en la pantalla de la oficina o se pega como QR en el mostrador de acreditación. El número cambia de escala; el precio, no.

Qué estás pagando cuando compras una invitación digital

No pagas una tarjeta, ni un sobre, ni el envío. Pagas una página web del evento que se abre en el navegador del móvil, con su enlace, su QR y sus escenas encadenadas. Lo que entra en el presupuesto es esto:

• 29,99 EUR una sola vez, sin suscripción y sin cuota por asistente: el presupuesto no se mueve aunque la lista crezca.
• Una página propia del evento con enlace, QR y escenas encadenadas, no un PDF que hay que reenviar cada vez que cambia una hora.
• Modo prueba: editas la portada gratis y ves cómo queda antes de pagar; al comprar se desbloquean todas las escenas.
• Cero partidas de impresión, tinta, sobres y mensajería: no hay 100 tarjetas que rehacer porque la sede pase de la planta 3 a la planta 5.

Cuánto cuesta de verdad: la cuenta para 100 asistentes

Con 100 asistentes el cálculo no se multiplica. El mismo enlace se comparte por QR en la entrada o por el grupo de WhatsApp del equipo, y cada persona lo abre en el navegador sin instalar nada. Si el comité cambia el código de vestimenta 48 horas antes, editas el texto y el enlace sigue siendo el mismo: nadie recibe un segundo mensaje con la corrección.

Ahí están los costes que nadie apunta en el Excel: reimprimir cien tarjetas por una errata en la dirección, perseguir confirmaciones una por una o maquetar la misma pieza en tres idiomas para las oficinas de Lisboa, Milán y Múnich. Con la invitación digital no hay reimpresión, hay edición. Las confirmaciones llegan en una lista ordenada dentro de la propia página, con las preguntas que hayas configurado, y el contenido se puede ajustar por idioma.

Con 100 asistentes el precio no se multiplica: se comparte un enlace.

Por qué una invitación digital resuelve el evento de 100 personas

Un solo enlace sustituye al PDF adjunto que se pierde en la bandeja de entrada y al mensaje reenviado tres veces con el cartel de «última versión». Las escenas encadenadas —portada, memoria del espacio, cena larga, último baile— cuentan el mismo relato que un sobre impreso, con hasta seis fotos propias y música, pero sin papel ni envíos. Y si alguien quiere una copia en la mano, la opción sensata es la de siempre: enlace para todos y unas pocas impresas para quien las vaya a guardar.

Qué comprobar antes de aprobar esas invitaciones digitales

Tres cosas: que puedas editar hora, lugar, mapa o frase de portada después de enviar sin reenviar nada a los 100 invitados; que el asistente no tenga que instalar ninguna app; y que tu equipo pueda probar el diseño gratis antes de que compras o finanzas firmen el pago. Antes de pedir tres presupuestos de imprenta, haz la cuenta real: 29,99 EUR en un pago único y un enlace para los 100. Empieza probando el diseño gratis y publica cuando el comité dé el sí.