Invitación a la convención anual de ventas: qué poner

Son las siete y cuarenta de la mañana del lunes y Marta, comercial en Zaragoza, ya está mirando la invitación de la convención anual de ventas desde el metro. El correo del director todavía no ha llegado. Ella ya sabe a qué hora se abre la puerta, en qué sala es y si el premio al mejor comercial se entrega antes o después de comer.

Eso es lo que hace una invitación digital: adelanta las preguntas antes de que las hagas. Aquí tienes qué poner en la invitación de la convención, escena por escena.

La invitación de la convención anual de ventas abre antes que la sala

La portada hace el trabajo pesado. Rótulo de la empresa y lema del año en una sola línea, sin tres tipografías distintas para decir 'convención'. Debajo, la fecha y las dos horas que de verdad importan: cuándo se abre la puerta y cuándo se cierra la jornada. Quien viene de otra ciudad necesita esa segunda hora para mirar el último tren.

• Rótulo de la empresa y lema del año en una línea, con contador de caracteres para que veas si te estás pasando.
• Hora de apertura de puertas y hora de cierre de la jornada. Sin 'aproximadamente'.
• Nombre exacto de la sala y el mapa a un toque. El 'ya te paso la ubicación por WhatsApp' es lo que hace llegar tarde a cinco personas.
• Un par de fotos de la convención del año pasado, en la portada o en la escena de bienvenida. Se pueden subir hasta seis y se encuadran solas en el marco.

El programa se lee por escenas, no en un PDF

Nadie abre el archivo adjunto. En su lugar, cada bloque del día es una escena: apertura, cifras del trimestre, comida, talleres y cierre, cada una con su hora encima. El invitado toca 'Cena de equipo' y ve la hora, la sala y quién habla. La foto del trofeo va en la escena de cierre y la del equipo del año pasado, en la de bienvenida.

Si un ponente se cae a última hora, editas esa escena y ya está. El enlace sigue siendo el mismo, así que nadie recibe un correo de corrección. Cambia el restaurante o la sala y los invitados ven la versión actualizada al abrir el mismo enlace. Sin reimprimir ni reenviar nada. El programa puede cerrarse el mismo día y seguir leyéndose bien.

Objetivos y premios en su propia escena

Los tres objetivos del año, uno por línea. Si no caben en el contador de caracteres del editor, tampoco se van a recordar en la sala. El premio al mejor comercial va en su escena, con el nombre de la categoría y la hora de entrega, sin desvelar el ganador. Y el código de vestimenta junto al premio, escrito tal cual: 'chaqueta, sin corbata' o 'camiseta del equipo'.

Cambiar una hora no debería obligar a reenviar nada: se edita la escena y el enlace sigue igual.

El sí llega a una lista, no al WhatsApp del equipo

Las confirmaciones entran dentro de la misma invitación, en una lista ordenada. Se acaban el '¿tú vienes o no?' en el grupo y las respuestas perdidas entre memes. Las preguntas del formulario se configuran: si te quedas a la cena de equipo, con qué nombre quieres aparecer en la lista. Quien ha dicho sí está ahí y el organizador lo consulta en el mismo sitio donde está todo lo demás. Elige un diseño, pruébalo gratis editando la portada y publícalo cuando tengas el programa cerrado: 29,99 EUR, pago único y sin suscripción.