Evento corporativo con traducción simultánea: 5 errores

Martes, nueve y veinte de la mañana, sala B de un palacio de congresos en Madrid. El ponente abre el portátil y arranca en inglés. La mitad de la sala asiente. La otra mitad mira el móvil, luego a quien tiene al lado, luego a la puerta, por si alguien reparte auriculares. No hay nadie. Organizar un evento corporativo con traducción simultánea no empieza en la cabina del intérprete: empieza en el texto que el invitado leyó tres semanas antes.

Y casi todos los fallos se cometen ahí, en el texto. No en el sonido, ni en la mesa de mezclas, ni en el catering. Se cometen en la convocatoria que solo estaba en un idioma, en la hora escrita sin zona horaria y en el formulario de confirmación donde nadie preguntó en qué lengua iba a escuchar las ponencias.

Un evento corporativo con traducción simultánea empieza en la invitación

Meter «habrá traducción simultánea» en el quinto párrafo del correo es el error más caro. El invitado que no habla el idioma del evento decide si viene con lo que ve en el primer enlace, no con lo que relee tres días después. Si el programa va en dos lenguas, que se lea en el rótulo: «Ponencia en inglés, traducción simultánea al español». Y el idioma también decide a quién invitas: un partner que no habla la lengua de la sala necesita saberlo antes de reservar vuelo, no al recoger la acreditación.

• Escribe el idioma en el rótulo: «Ponencia en inglés, traducción simultánea al español». Si solo lo dices en el cuerpo del correo, mucha gente no llega a leerlo.
• Adapta el texto a cada delegación: la misma invitación con los datos en español, inglés, catalán, francés, italiano, portugués o alemán.
• Hora con zona horaria: «21:00 CET» y no «21:00» a secas, para que nadie llame a preguntar si es su hora o la tuya.
• Dirección tal y como aparece en el mapa, con el nombre del recinto y la calle exacta: el taxista no lee el idioma local del folleto.

Una invitación que se lee en siete idiomas

El clásico: un PDF en un solo idioma y un mensaje por WhatsApp pidiendo que «los que puedan lo traduzcan» para el resto de delegaciones. Eso aguanta hasta que alguien traduce mal la hora de la cena.

Con una invitación digital el texto se escribe una vez por idioma. El invitado no instala ninguna app: abre el enlace en el navegador del móvil, lee la fecha, el lugar y el código de vestimenta en su lengua y confirma desde ahí mismo.

Si la mitad de la sala no entiende el idioma, la traducción simultánea empieza en la invitación, no en la puerta.

El RSVP que no te dice cuántos receptores necesitas

Si no preguntas el idioma en la confirmación, calculas auriculares, cabinas e intérpretes a ojo. Añade una pregunta al formulario: «¿En qué idioma vas a seguir las ponencias?». En Send The Joy las preguntas del RSVP se configuran y las confirmaciones llegan dentro de la misma invitación, en una lista ordenada. Nada de contar mensajes por WhatsApp la noche anterior ni de cruzar datos en una hoja de cálculo.

El cambio de última hora no obliga a reenviar nada

Si cambia la sala, la hora o el punto de encuentro, editas la invitación y el enlace sigue siendo el mismo: nadie recibe un segundo correo que ya no va a abrir. Y si el ponente principal confirma a última hora que hablará en inglés, lo avisas en la misma página donde la gente confirmó, sin reimprimir programas ni tarjetones. Antes de reservar intérpretes, revisa la invitación: es el primer sitio donde tu asistente decide si va a entender el evento. Puedes probar un diseño gratis y publicarlo por 29,99 EUR cuando los textos y los idiomas estén listos.